Ya se encuentran operativas todas las mejoras de usabilidad realizadas al Sistema Electrónico de Postulación Académica -Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo (Sepa- VID), plataforma utilizada para postular a financiamiento de concursos internos (U- inicia, U- Apoya, U- Enlace, y U- Moderniza) y Ayuda de Viaje. Los cambios de esta última fueron puestos en marcha el 14 de junio, mientras que los de concursos internos fueron aplicados el pasado 23 de abril.
Una ficha de postulación más amigable, acceso a una sección de preguntas frecuentes, y elaboración de un acta de resolución, son algunos de los cambios que buscan optimizar la plataforma y agilizar el proceso.
Los cambios fueron solicitados por la VID, unidad que administra el sistema, y son consecuencia de la evolución de las necesidades y requerimientos de los usuarios. "Se incorporaron mejoras que son fruto de las sugerencias de los usuarios, y esperamos también recibir una retroalimentación de esta nueva versión", señala Patricio Velasco, Director de Investigación.
Beneficios para los postulantes
Una interfaz más amigable es uno de los cambios implementados en la plataforma. Ésta facilitará la navegación realizada por el usuario y lo mismo ocurrirá con el proceso de llenado de datos solicitados. Lo anterior, según explica el Director de Investigación, se debe a que el sistema utiliza información extraída desde otras plataformas corporativas de información, como su relación contractual, la unidad a la que pertenece, sus actividades de investigación, entre otras.
Con el fin de poder brindar apoyo al académico se creó la funcionalidad "súper usuario", la cual permite que quien administre la plataforma vea lo mismo que el candidato en su ficha de postulación, y así pueda acompañar el proceso simultáneamente.
Mejoras para administradores
Con el nuevo diseño los Coordinadores tendrán un rol más acotado sobre la ficha de postulación, interactuando en el proceso de validación de la información enviada por el postulante.
En caso de que el candidato cometa algún error en su postulación, tanto el Coordinador como el Patrocinador podrán solicitar al académico que realice las modificaciones pertinentes.
Por otra parte, quienes ejerzan el rol de Director Ejecutivo podrán aceptar o rechazar la solicitud del postulante, asignar el financiamiento, además de generar el acta de resolución (documento en PDF).
Cuando el proceso de postulación a un determinado financiamiento se concluya, será posible generar un reporte de postulación. En él podrá incluirse un listado de las postulaciones realizadas filtradas por concurso, estado o fecha.
Optimización de la plataforma
En la nueva versión de Sepa- VID se crea un "mantenedor de procesos", que permite configurar las fechas de cada concurso, el asistente informativo de la ficha, y los filtros de visualización de las patentes, proyectos y publicaciones.
Se implementó también un "mantenedor de preguntas frecuentes", las que pueden ser editadas en cada pestaña de la ficha de postulación, y un "mantenedor de notificaciones", que permitirá modificar las notificaciones enviadas por el sistema Workflow a cada académico.
Uso de la herramienta
Al concurso interno U- Apoya de Ciencias Sociales, Humanidades, Artes y Educación postularon, entre abril del 2011 y 2012, 60 personas; al de Creación Artística, 27; y a Proyectos de Enlace, 18. Durante el mismo periodo, se registraron 48 postulaciones en U- Inicia.
Por su parte, ayuda de viaje recibió 279 postulaciones de académicos de las distintas Facultades e Institutos durante el mismo periodo.