El sistema Libro Electrónico de Correspondencia, el cual permitió el registro de 60.000 expedientes durante el 2012 y más de 30.000 a la fecha en 2013, amplió su funcionalidad durante el mes de mayo. Lo anterior, debido a que se constituyó como plataforma de distribución electrónica, además de ser una herramienta de registro y seguimiento de la documentación circulante.
Podrán ser enviados digitalmente todos aquellos documentos que no requieran de ejemplares físicos para completar su tratamiento. Los receptores, por su parte, podrán descargarlos luego de acusar recibo, considerándose así como recibido.
Esta funcionalidad permitirá la eliminación paulatina del documento físico, y con ello los despachos podrán realizarse de manera inmediata. Los destinatarios deberán realizar el acuse de recibo en cuanto el documento aparezca en su bandeja de entrada.
Beneficios de los documentos digitalizados
Con esta nueva modalidad se espera poder disminuir el tiempo en tránsito de los documentos, debido a que disminuirán los envíos físicos. A lo anterior se suma la mejora del registro y respaldo de los documentos, pues Libro Electrónico actúa como repositorio de toda la información enviada digitalmente.
Otras de las ventajas de esta modalidad es el evitar la pérdida de documentos producto de su traslado y la simplificación del proceso de acuse de recibo, ya que tanto el acuse como la recepción del documento se harán de manera simultánea. Todas estas medidas pretenden simplificar, en etapas siguientes, el flujo documental y la eliminación de papeles.
Actualmente, las unidades que utilizan la modalidad documentos digitales son: Aranceles y Créditos, Unidad de Contabilidad, Dirección Económica y Administrativa Central (DEAC), Dirección de Gestión Institucional (DGI), Dirección de Finanzas y Administración Patrimonial (DIRFAP), Dirección de Servicios e Infraestructura (DSI), Dirección de Servicios de Tecnologías de Información (STI), Unidad de Análisis Institucional y Proyectos (UAIP), Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional (VAEGI), Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo (VID).
Libro Electrónico de Correspondencia es resultado del trabajo conjunto de las Direcciones de Servicios de Tecnologías de Información (STI), unidad que instaló el equipamiento necesario para la digitalización masiva de documentos, y la de Gestión Institucional (DGI).