La plataforma de Libro Electrónico fue implementada a fines del 2011 con el propósito de optimizar la gestión documental y permitir la estandarización y mejorar la digitación en el proceso de envío y recepción de todo tipo de documentos que circulen entre las unidades de la Torre 15.
A la fecha, 44 unidades de los Organismos Centrales han utilizado la plataforma, haciendo seguimiento de los 23 tipos de documentos que viajan al interior de la torre y fuera de ella, en formato papel o digital. Sin embargo, en los últimos meses, el objetivo de la plataforma se ha centrado en lograr la paulatina utilización de documentos digitales con el fin de eliminar el papel y hacer más expeditos los procesos de envío de documentos y su seguimiento.
En este sentido, desde enero 2013 a la fecha se han enviado un total de 2.056 expedientes digitales a través de Libro Electrónico, destacando entre las unidades con mayor uso de esta modalidad el Consejo Evaluación con un 45% de sus documentos digitalizados; la Dirección de Gestión Institucional - con un 75%- la Dirección de Servicios de Tecnología de Información - con un 40%- y la Unidad de Gestión de Información Institucional, con un 45%.
Con la nueva modalidad de envío de documentos se espera disminuir el tiempo que los responsables utilizan en la gestión del mismo. Esto, considerando que si los más de 2000 expedientes digitales existentes a la fecha fuesen en papel, los funcionarios hubiesen requerido un aproximado de 514 horas, destinadas a la distribución y entrega, que hoy disminuyen a cero gracias a la digitalización.
Por otra parte, el nuevo método mejora el registro y respaldo de la documentación ya que la plataforma actuará como repositorio histórico de la información digitalizada, permitiendo consultas posteriores. Además, mejorará la seguridad de los documentos, evitando pérdidas durante el traslado y simplificará el proceso de acuse de recibo, que será de manera simultánea y controlada por la plataforma.
Cabe destacar que para el envío digital sólo califican aquellos documentos que no requieren de respaldos físicos para completar su tratamiento. Además, se deberá almacenar la información física en las respectivas oficinas de origen y generar el acuse de recibo apenas llegue el correo de notificación, o al momento en que aparezca en la bandeja de entrada del destinatario, destacándose con color naranjo a diferencia de los documentos en formato papel que aparecerán de color azul.
La idea es que, con el tiempo, gran parte de las unidades centrales utilicen la plataforma de Libro Electrónico para enviar sus documentos de manera digital, accediendo a la visualización de la ruta del documento enviado, la gestión de listas de destinatarios y facilitando su acceso al historial de entrada y salida, favoreciendo el ahorro de tiempo y de trabajo.
Así, los expedientes digitales del Libro Electrónico ayudan en la inmediatez, el ahorro de tiempo y de los recursos humanos requeridos para el envío o recepción de documentos, brindando la posibilidad de hacer un seguimiento real e instantáneo del estado en que se encuentran estos, contando con información útil al momento de desarrollar un proceso.
Las unidades que actualmente utilizan la modalidad de documentos digitales son:
1. Dirección Jurídica
2. Rectoría
3. Unidad de Gestión Documental
4. Vicerrectoría de Asuntos Académicos
5. Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional
6. Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo (VID)
7. VID Investigación
8. Dirección de Bienestar Estudiantil
9. Dirección de Finanzas y Administración Patrimonial
10. Dirección de Gestión Institucional
11. Dirección de Recursos Humanos
12. Dirección de Servicios de Tecnología de Información
13. Dirección de Servicios e Infraestructura
14. Dirección Económica y Administrativa Central (uno)
15. Unidad Administración de Aranceles y Crédito Universitario
16. Unidad Contabilidad
17. Unidad de Análisis Institucional y Proyectos
18. Unidad de Gestión de Información Institucional
19. Unidad de Soporte y Mantención de Servicios Tecnológicos
20. Unidad Tesorería
21. Consejo de Evaluación
22. Unidad de Control y Gestión Presupuestaria
Libro Electrónico de Correspondencia es resultado del trabajo conjunto de la Dirección de Servicios de Tecnologías de Información (STI), Dirección de Servicios e Infraestructura (DSI) y la Dirección de Gestión Institucional (DGI) y forma parte del Plan de Modernización de la Gestión Institucional (PMGI).