Procedimiento de gestión de proyectos académicos

A continuación se presentan los principales elementos que se deben tener en cuenta al ejecutar un proyecto. Situaciones especiales pueden presentarse y que no estén descritas en este documento, pero sí se indica a quien recurrir para aclararlo. Sin embargo, a fin de hacer más simple la gestión del proyecto y la interrelación con la Dirección Económica y Administrativa, como con quienes otorgan el financiamiento para los proyectos, se sugiere leerlo de manera completa y así hacer un mejor uso del tiempo de todos los que estamos involucrados.

Independiente de cual sea la fuente de los recursos asignados a un proyecto, lo usual es que correspondan a recursos fiscales (VID, Bicentenario, Conycit, Fondo de la Cultura, Fondo de Desarrollo de Facultad, Fondos de Departamentos, Dirección Estudiantil, etc.) y por lo tanto, todos deben seguir al menos las siguientes indicaciones y normas correspondientes:

1° Proyectos con transferencia de fondos a la Facultad

Que al profesor se le comunique que se hizo acreedor a un proyecto, no significa que de inmediato tiene la posibilidad de utilizar los recursos.

¿Cómo puede saber si ya cuenta efectivamente con los recursos?

a. El profesor a cargo del proyecto, debe cerciorarse de que el organismo que realiza el financiamiento haya efectivamente transferido los recursos a la Facultad.
Para lo anterior, debe enviar un correo al Director Económico y Administrativo, acerpa@uchile.cl consultándolo.

b. Al interior de la Universidad, el procedimiento se inicia con una comunicación dirigida al Director de Finanzas y Administración Patrimonial de la Universidad, en la que se comunica que determinado profesor, estudiante o Facultad, se ha hecho acreedor al financiamiento de un determinado proyecto. Suele venir una copia al Director Económico y Administrativo de la Facultad.

c. El Director de Finanzas y Administración Patrimonial, envía en días posteriores con copia al Director Económico y Administrativo de la Facultad, una comunicación a la Tesorera de la Universidad, para que esta proceda a transferir los recursos de un determinado proyecto.
Si el proyecto es externo a la Universidad, alguna comunicación análoga desde la institución respectiva se nos hará llegar (Conycit, Fondo de la Cultura, etc.).

d. La Tesorería de la Universidad transfiere en los días siguientes los recursos a la cuenta corriente de la Facultad y recién ahí éstos se encuentran disponibles para su uso en el proyecto.

e. Quienes tengan urgencia en iniciar los proyectos, pueden consultar al Director Económico y Administrativo de la Facultad la posibilidad de apoyar el inicio con recursos de Facultad, mientras el nivel central transfiere los recursos. Esta posibilidad dependerá de los recursos que disponga en su momento la Facultad y de los compromisos de pago de corto plazo que existan. En todo caso la posibilidad de aquello exige que al menos se haya producido el paso b. de este procedimiento.

f. Centro de costo. El profesor encargado del proyecto deberá enviar al Jefe de Contabilidad de la Facultad, Sr. Samuel Díaz, sdiazq@u.uchile.cl, una solicitud de creación del respectivo centro de costo, lo que permitirá llevar el registro de todos los gastos e ingresos del proyecto (el Jefe de Contabilidad le enviará un correo con todos los antecedentes requeridos para crear el centro de costo).

Y después, ¿cómo se pueden utilizar los recursos?

Como en general se trata de recursos fiscales (es un poco diferente en el caso de donaciones), debe cumplirse con los procedimientos habituales de gestión administrativa de los Departamentos de la Facultad y en general de toda las Universidades estatales. Los recursos son institucionales y no pertenecen al encargado del proyecto, pero éste sí tiene atribuciones para decidir sobre el uso de ellos para el logro de los fines del proyecto, respetando, eso sí, el marco normativo para el uso de recursos fiscales y lo que contempla al menos:

a. Las compras de bienes y servicios a contratar, deben atenerse a lo indicado en la Ley de Compras Públicas y Contratación de Servicios (y realizarse través del Portal Chilecompra), para lo cual deben hacer llegar las correspondientes solicitudes de compra en el formulario existente en todos los Departamentos al Director Económico y Administrativo, quien previa revisión y registro, la envía a la Oficina de Abastecimiento de esta Dirección.

b. Se exceptúan de lo anterior, las compras menores a 3 UTM, para las cuales pueden solicitar un giro a rendir, pero esto supone que el encargado del proyecto cuente con fianza de fidelidad funcionaria (seguro estatal), o bien, que el giro sea solicitado por el Director del departamento académico respectivo, quienes sí cuentan con tal seguro.

c. Si la compra es superior a 3 UTM, pero de diferente rubro, también pueden solicitar un giro, pero junto con la solicitud deben hacer llegar la nómina de lo que se quiere adquirir y el valor estimado. El Director Económico decidirá si se cursa el giro o se opta por otra forma de compra.

d. Otra forma excepcional de compra, es mediante los Fondos Fijos (caja chica) que mantienen los Departamentos, sin embargo, los bienes inventariables no deben adquirirse por fondos fijos (mayor a 2 UTM).

e. Para las compras con facturas realizadas mediante giro a rendir o Fondo Fijo, deben retirar una copia del rut legalizado de la Universidad de Chile con el Sr. Samuel Díaz Quiroz, ubicado en la sede Alfonso Letelier, Compañía N° 1264, segundo piso, Oficina de Contabilidad (sdiazq@u.uchile.cl - anexo 81317).

f. Las boletas de honorarios con retención del 10% de impuesto no deben cancelarse con giros por rendir, como tampoco con Fondos Fijos (caja chica) y deben enviarse a la Oficina de Contabilidad con los debidos respaldos (formulario de certificado para cancelación de contrataciones mediante convenio o carta indicando que corresponde a trabajo menor)

g. Los convenios de honorarios deben tramitarse con la debida anticipación respecto a la fecha en que se iniciará el trabajo. El convenio a honorario es un contrato, y como tal, debe estar firmado por las partes y tramitado antes del inicio del trabajo. Por ende, la solicitud del convenio debe llegar, a la Oficina de Personal, a lo menos 3 días antes del inicio de labores.

h. Para el pago de las cuotas de los respectivos convenios, los encargados de proyectos deben hacer llegar la boleta a la oficina de Contabilidad en las fechas que están establecidas para toda la Facultad y conocidas en las secretarías de cada departamento.

i. Independiente de que el proyecto que ha sido aprobado al académico incluya viajes y gastos asociados (compra de pasajes, ayuda de viaje, contratación de hotel, inscripciones a congresos o cursos, etc.), la materialización de ello requiere de la autorización de la Decana mediante una resolución, proceso que demora en la elaboración y tramitación, incluyendo la aprobación de la Contraloría Interna, unos 15 días, luego debe solicitarse mediante carta a la Decana con la debida antelación.

j. Los recursos del proyecto deben utilizarse de acuerdo a como Ud. presentó el proyecto y fue aprobado. Es decir, respetando los ítems y montos para cada uno de ellos. Si le sobrara en alguno de ellos y le falta en otro, Ud. puede solicitar a la entidad que le financia el proyecto una reitemización, lo que en varias ocasiones suele ser aceptado.

k. Si existen dudas respecto a alguno de los pasos indicados desde a a j, tal como se dijo al inicio: "debe cumplirse con los procedimientos habituales de gestión administrativa de los Departamentos de la Facultad", por tal razón, lo usual es que las secretarias de los Departamentos Académicos o Unidades Extensionales, conozcan cómo proceder para comprar, contratar, rendir, etc. Y deberían ser su primera fuente para aclarar dudas.

l. Si aún tiene aspectos que aclarar, puede contactarse con alguna de las secciones de la Dirección Económica y Administrativa que podrán asesorarlo (se adjunta organigrama).

¿Y al final cómo se rinde el proyecto?

a. De acuerdo a las normas que indique el proyecto en particular, pero como mínimo éstos solicitan que Ud. indique cuánto gastó en los ítems que le autorizaron y algún informe que de cuenta de los logros del proyecto.

b. Para lo anterior, Ud. debe solicitar vía correo electrónico al Director Económico y Administrativo el informe financiero de su centro de costo y el cual le indicará todos los gastos e ingresos que hemos registrado de su proyecto a la fecha de emisión del informe (puede que gastos recientes aún no hayan sido contabilizados, pues ni siquiera se han pagado, por ejemplo, porque la factura del proveedor no ha llegado o porque la condición de pago es a 30 días).

c. Ud. debe revisar el informe (al menos que los ingresos, gastos y sus montos correspondan a su proyecto) y de no tener reparos, incorporarlo a la rendición que su ente financiador le exige.

d. Si le exigen algún documento de respaldo, como facturas, boletas, comprobante de egresos, etc. debe solicitarlo vía correo al Jefe de Contabilidad, Sr. Samuel Díaz sdiazq@u.uchile.cl 

2° Proyectos sin transferencia de fondos a la Facultad

• Estos son menos usuales y en ese caso suele ocurrir que la gestión de compras se realice en Facultad, pero se deba rendir periódicamente al organismo que financia el proyecto, solicitando los pagos o reembolsos de lo cancelado, según se establezca en el proyecto.
   
• En esta situación solicite una entrevista con el Director Económico y Administrativo para ver en detalle cómo se rendirá o se solicitarán los pagos. 

3° Se adjuntan copia de los siguientes formularios: 

• Solicitud de Orden de Compra
   
• Solicitud de Convenio a Honorarios
   
• Y Organigrama de la Dirección Económica y Administrativa