En el tercer piso de la Torre 15 (Servicios Centrales) es común ver a jóvenes haciendo trámites, solicitando o retirando sus diplomas de estudios. Ahí se encuentra la Oficina de Títulos y Grados, dependiente de la Secretaría General de la Universidad, la cual se encarga de la elaboración y tramitación de los diplomas y certificados de títulos y grados que otorga nuestra casa de estudios. Normalmente, el tiempo de entrega de un certificado toma 48 horas después de la solicitud; el retiro debe ser presencial y en caso de que acuda otra persona debe presentar un poder notarial.
Pero desde hoy, ocho de agosto de 2016, el trámite vivirá un importante proceso de actualización tecnológica. A través del portal mi.uchile.cl, las personas tituladas o graduadas de la Universidad de Chile podrán tramitar por internet sus certificados de título. Al trámite presencial, que mantendrá la Oficina de Títulos y Grados, se suma esta innovación que espera contribuir a la optimización de los procesos de la respectiva oficina, y que especialmente busca dar respuesta a las solicitudes generadas desde otras regiones del país. Cabe destacar que el proyecto ha sido impulsado y desarrollado por las unidades de Gestión Institucional; Servicios de Tecnologías de Información y Comunicaciones (STI); Aranceles y Crédito Universitario, todas de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional; y precisamente por la Oficina de Títulos y Grados de la Secretaría General.
Para María Eugenia Aranda, Jefa de la Oficina de Títulos y Grados, incorporar la firma digital en la emisión de documentos es un gran avance para mejorar la atención de solicitantes que se encuentran fuera de Santiago. "La Universidad de Chile, la primera Universidad del país y una de las mejores de Latinoamérica, no puede quedar atrás. Hoy incorporamos procesos modernos y estamos optimistas y esperamos que este nuevo mecanismo para obtener certificados de título o grado sea de mucha utilidad", dice entusiasta.
En esa misma línea, José Miguel Piquer, Director de Servicios de Tecnologías de Información y Comunicaciones (STI), considera que dotar a las funciones administrativas con procesos modernos implica una relación entre las expectativas y las posibilidades técnicas de desarrollo. "Esta plataforma cambia radicalmente nuestras operaciones cotidianas porque nos hemos tecnologizado, entonces lo que antes se podía considerar una barrera ya no lo es. Al principio yo decía 'cómo los voy a convencer de probar estas cosas' y ahora estoy pensando en cómo vamos a facilitar todo lo que va a surgir; lo cual -supongo- es muy bueno para la Universidad", reflexiona.
Sobre el origen del proyecto, la Directora (S) de Gestión Institucional, Pamela Becerra, explica que los objetivos que se plantearon apuntaban a facilitar el servicio de obtención de Certificados de Títulos y Grados por parte de nuestros titulados y graduados. Hoy, cuando han pasado algunos meses y el proyecto empieza a andar en marcha, Pamela considera que "el objetivo se empieza a cumplir, ya que ahora es posible solicitar y obtener estos certificados desde el hogar o cualquier lugar con conexión a Internet, sin necesidad de acercarse a las oficinas de la Universidad. Por otro lado, al incorporar Firma Electrónica se ha cumplido un hito importante en la modernización de este tipo de servicios" dice.
Wilson Pereira, por ejemplo, se tituló en 1982 en la Universidad de Chile Sede La Serena, actual Universidad del mismo nombre, y hoy trabaja como enfermero del Hospital Provincial de Huasco, en Vallenar, a unos 800 kilómetros de Santiago. Hace algunos meses Wilson llamó a la Oficina de Títulos y Grados para saber cómo podía obtener un certificado de su título profesional; ahí, le propusieron participar de una iniciativa piloto: las primeras tramitaciones en línea de certificados y sin necesidad de acudir a la capital.
"El sistema fue muy simple de usar. Me enseñaron cómo registrarme con una cuenta de la Universidad (pasaporte) que yo no tenía, y así pude ingresar, seleccionar mi certificado y pagar. Rápido y sencillo, sobre todo para quienes no estamos cerca de Santiago", dice Wilson, uno de los primeros usuarios de la plataforma, quien usó el certificado de título para actualizar sus datos en su lugar de trabajo.
Carolina Camus, Jefa de Proyecto de la Dirección de Gestión Institucional y coordinadora del proceso que implementará la venta online de certificados, explica: "El plus del certificado con firma electrónica es que el documento se puede replicar infinitas veces, a diferencia del papel, que al momento de entregar el original ya no hay más copias. Al principio, tuvimos una fase piloto de ventas que terminó con buenos resultados, donde se vendieron aproximadamente 20 certificados. Recibimos consultas de todo tipo, de personas de todas las edades y especialmente de quienes viven fuera de Santiago y no pueden venir", dice.
Recientemente, el grupo de trabajo conformado por las unidades mencionadas, dieron a conocer a las y los Secretarios de Estudio de las Facultades, Institutos y Programa de Bachillerato el funcionamiento del sistema, para que de esta manera las unidades puedan orientar óptimamente a quienes se verán directamente beneficiados con este servicio. En dicha reunión hubo comentarios acerca de lo beneficioso que será para los estudiantes disponer de esta herramienta y en especial para aquellos que están fuera de la región Metropolitana.
Depósito condicional
Adicional al servicio de venta de certificados en línea, también estará disponible a través de mi.uchile.cl la posibilidad de realizar pagos condicionales por parte de aquellos estudiantes que requieran abrir su expediente de titulación, requisito también conocido como el pago para "derecho a título".
Para la Unidad de Aranceles y Créditos, encargada de las modalidades y medios de pago, la implementación de este mecanismo es un avance significativo en la línea del mejoramiento de los servicios disponibles para la comunidad universitaria. "Entregar este servicio en línea apunta a una atención integral a los estudiantes, ex estudiantes y egresados de la Universidad. Permitirá generar mayor satisfacción a nuestros usuarios, además de facilitar el pago y obtención de los depósitos condicionales, entregando al interesado una cómoda y expedita atención a sus necesidades, agilizando así los trámites que deba realizar en su Secretaría de Estudios Universitarios", dice Liliana Sanz, encargada del Área de Recaudación de la Unidad de Administración de Aranceles y Crédito Universitario.
En este frente, las unidades que han liderado el proceso implementaron una fase piloto con estudiantes de la Facultad de Economía y Negocios, habilitando la plataforma y entregando instructivos para dar a conocer los procedimientos. "Lo típico es que los estudiantes lleguen a las cajas porque necesitan comprar estampillas; pero eso depende del para qué, qué tipo de licenciatura, si es terminal o no, si es un título, si es con mención, o si es un magister. Esta herramienta nos permite informar mejor", explica Carolina Camus, de Gestión Institucional.
De esta forma, tanto la tramitación de Certificados de Títulos y Grados, como la compra de depósitos condicionales para los trámites de titulación, estarán disponibles desde el ocho de agosto a través del sitio mi.uchile.cl. Además, en el este link encontrará información y guías de apoyo para el uso de esta plataforma.
