El Departamento de Pregrado y la Dirección de Servicios de Tecnologías de Información (STI), en coordinación con la Dirección de Gestión Institucional (DGI), trabajaron en conjunto para definir buenas prácticas de gestión en procesos como la Encuesta Docente e Inscripción Académica. Para ello se elaboraron cronogramas que mejorarán la coordinación y seguimiento de los procesos, asegurando el correcto funcionamiento de las plataformas.
Para poder llevar a cabo este proceso, el Departamento de Pregrado, junto con la Dirección de Gestión Institucional realizaron reuniones previas en todos los campus universitarios. De esa forma se conoció la realidad de cada uno y se articularon así las estrategias de gestión.
Para que ésta se lleve a cabo se debe cumplir con el registro de la oferta académica y de las notas, con la prestación de servicios y la asignación de planes por estudiante. Lo anterior, no sin antes finalizar el proceso de envío del Acta Electrónica de Notas y el desarrollo de la Encuesta Docente. Luego de ello los estudiantes inscriben sus asignaturas, las cuales son posteriormente registradas en el sistema GUIA y U-Cursos.
"Las mejoras respecto del proceso anterior tienen que ver con modificaciones en los canales de comunicación con las Facultades e Institutos, la realización de capacitaciones, la coordinación con la DGI y STI, y la habilitación de reportes online que informaban a Directores y Secretarías de Estudios sobre el estado del proceso", explica Macarena Alarcón, Coordinadora de Gestión Académica.
Proceso de Inscripción Académica para el segundo semestre 2012
Se estableció un calendario de trabajo en el que se definió, por ejemplo, que ningún proceso de inscripción finalizará un día domingo y que las unidades académicas deben enviar un documento que respalde su conformidad del proceso.
Para optimizar el proceso de inscripción académica también fue necesario el envío del listado de los estudiantes para las pruebas de funcionamiento con anticipación, ya que de lo contrario no se habilitaba la plataforma a las Facultades e Institutos para que realicen pruebas.
Además se definió un delegado por cada unidad académica que actuará como contraparte de la DGI. Esta última fue la encargada de capacitarlos en GUIA curricular, y se elaboraron manuales y guías de ayuda para académicos y Secretarías de Estudios.
El trabajo coordinado permitió reducir el tiempo de respuesta de los requerimientos de las Facultades e Institutos. Los casos más comunes fueron la dificultad para inscribir asignaturas, cambios en la oferta académica, problemas con la Encuesta Docente y el nivel de los alumnos, etc. Más del 45% de ellos fue solucionado en menos de una semana, plazo que se extendió sólo en casos especiales.
Durante el mes de julio se realizaron ocho capacitaciones en el sistema GUIA Curricular, con énfasis en la Inscripción Académica. Se capacitó a representantes de los Campus Andrés Bello, Norte, Sur y Juan Gómez Millas, cubriendo todas las Facultades e Institutos de la Universidad.
El trabajo conjunto conllevó mejoras considerables en el proceso de Inscripción Académica, sin embargo, aún resta avanzar en áreas como el chequeo previo realizado por cada Facultad e Instituto. Se espera contar con el calendario correspondiente al primer semestre 2013 durante noviembre, establecer mesas de trabajo con las unidades académicas, entre otras medidas.