Durante el mes de julio, fueron distribuidas las planchetas de inventario que contienen el detalle de los bienes muebles, equipos y servicios de cada unidad, proceso que cierra el catastro realizado a la Torre 15 en diciembre de 2012.
Sumado a ello, a contar del mes de mayo se difundió el procedimiento para altas de los bienes muebles. Esto implica que cada vez que se adquieren bienes muebles en la Torre 15 se debe realizar la activación, la cual está en manos de la Dirección de Servicios e Infraestructura (DSI) de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional y de la Dirección Económica y Administrativa Central (DEAC).
El procedimiento consiste en que al recibir el o los bienes adquiridos, cada encargado de unidad debe revisar que éste corresponda con la especificación de la orden de compra. Esto es, la cantidad, nombre y especificaciones del bien, marca, modelo y número de serie.
Luego se procede al catastro de la compra, por lo que la unidad deberá contactarse con el Conservador de Inventario de la DSI para realizar el registro. Posteriormente se extenderá el "Formulario Gestión de Bienes de Activo Fijo Nivel Central", el cual debe ser adjuntado a la solicitud de pago.
"Hoy tenemos control del bien antes de contabilizarlo. Esto es un cambio muy importante, ya que significa que al contabilizar el bien, sabemos a que recinto de la torre está asociado, por ende a que organismo, esto nos permite tener un grado de control de inventario de mejor calidad", señala Víctor Serrano, Director de Servicios e Infraestructura.
Este nuevo procedimiento de altas de bienes muebles se enmarca en proyecto de Toma de Inventario realizado entre el 19 de noviembre y el 3 de diciembre de 2012, donde se catastraron cerca de 9.900 bienes, correspondientes a 532 dependencias de la Torre 15.
El proceso fue realizado por una consultora externa, la cual visitó cada área de la Universidad. Los datos recopilados fueron asociados a una descripción, dependencia y a un código de barras, para ser luego ingresados a iGeo.
Por lo que, con la toma de inventario, cada producto quedó asociado a la dependencia en que se encuentra ubicado. "El beneficio principal es generar la dinámica de que los activos que tiene la Universidad tienen un responsable y debemos cuidarlos", puntualiza Orlando Moya, Director Económico y Administrativo Central de la Universidad de Chile. "Básicamente, es saber exactamente donde está lo que tenemos, también es importante que los usuarios de la Torre tomen conciencia de que existe control de inventario", agrega Serrano.
Durante las próximas semanas, se realizará en la Torre 15 un nuevo proceso de control de inventario para poner al día el registro de los bienes muebles institucionales.
El Sistema de Infraestructura, Gestión de Espacios y Operaciones (iGeo) contiene información en línea respecto de los bienes inmuebles, equipos y servicios de la Universidad. De esta forma, permite mejorar la gestión de la infraestructura, además de prevenir situaciones de riesgo laboral mediante un diagnóstico preventivo.
"Principalmente, el beneficio de iGeo es que se puede vincular el activo de la Universidad a recintos y dependencias muy específicas y, por lo tanto, vincularlos a personas o entidades que son responsables del resguardo de esos activos", comenta Moya.
El sistema iGeo se encuentra disponible para todas las unidades de la Universidad, las cuales pueden participar activamente en la actualización de los datos que entrega la plataforma. Se espera expandir el control de inventario en una próxima etapa.
De esta manera, la información se mantiene en todo momento validada y renovada, facilitando tareas tan sencillas como contratar a una empresa de aseo, señalando cuántos metros cuadrados de superficie se deben limpiar diariamente, o más complejas, como la generación de índices e indicadores para la acreditación de la unidad.
Los avances en materia de gestión de bienes son producto del trabajo realizado por el Plan de Modernización de la Gestión Institucional (PMGI), en el marco del Convenio de Desempeño.