Son 28 millones 100 mil los resultados que el buscador entrega cuando preguntamos por “Transformación Digital”, un concepto que parece claro, pero que se confunde con digitalización. La inteligencia artificial Gemini dice que “no se trata simplemente de usar herramientas digitales, sino de cambiar la forma en que se trabaja para aprovechar al máximo las posibilidades que ofrece la tecnología”.
“La transformación digital en nuestros procesos administrativos busca mejorar la eficiencia operativa y contribuir a una experiencia más fluida para estudiantes, académicos y funcionarios no académicos, permitiendo promover una mayor adaptabilidad y la toma de decisiones informada. Además, es relevante mencionar que la reducción del uso de papel y la adopción de procesos digitales no solo mejoran la eficiencia, sino que también respaldan iniciativas de sostenibilidad y reducción de residuos”, sostiene la prorrectora de la Universidad de Chile, Alejandra Mizala.
“El ahorro de tiempo es una de las claves. Basta un ejemplo. Antes era necesario esperar que llegara físicamente un documento para firmarlo y ahora con el Tramitador todo ese proceso se realiza en forma electrónica y segura. Además, ese archivo en papel quedaba resguardado en una bodega, pero ahora podemos buscarlo y recuperarlo con herramientas informáticas en forma inmediata”, explica el vicerrector de Tecnologías de la Información, José Correa. “La transformación digital pasa por las personas que mejoran los procesos y los hacen más eficientes”, agrega.
"No solo es necesario contar con herramientas tecnológicas, también es fundamental proporcionar una capacitación efectiva a los usuarios con el fin de mejorar esta transformación digital. La tecnología por sí sola rara vez es suficiente; la comprensión de las personas y de los grupos colaborativos que componen esta institución son elementos clave para maximizar los beneficios en esta gestión del cambio”, comenta Javier Villanueva, director del Centro Tecnológico Ucampus.
El Estado de Chile es uno de los impulsores de este cambio hacia la modernidad, proceso cuyo objetivo es entregar mejores oportunidades y seguridades a la ciudadanía; un Estado Innovador que impulse el talento humano para entregar mejores servicios; y un Estado sustentable y eficiente que ahorre costos innecesarios y progresivamente prescinda del uso de papel.
Las bases legales de este proceso radican en la Ley 21.180 sobre Transformación Digital del Estado, que fue publicada en noviembre de 2019 y entró en vigencia el 9 de junio de 2022. Este cuerpo legal modifica las bases de los procedimientos administrativos para su transformación y digitalización, y establece que los trámites digitales sean la norma y que los presenciales sean la excepción.
Considerando la importancia de este salto, el gobierno reguló la gradualidad de la transformación. Así, estableció una fase de preparación para que los órganos de la administración, incluidas las Universidades del Estado pudiesen adecuar sus procedimientos y trámites, los cuales deberán realizarse electrónicamente a contar de 2027.
En relación a esta meta, la Vicerrectoría de Tecnologías de la Información y el Centro Tecnológico Ucampus están coordinando una jornada informativa para el próximo miércoles 20 de marzo, cuyo propósito es abordar todos los aspectos mencionados anteriormente. En la instancia, se ofrecerá una exposición sobre la política de transformación digital a nivel estatal y en la propia Universidad de Chile. Asimismo, se discutirá el plan de mejora destinado a optimizar los procesos de titulación.