SAP es un software de gestión ampliamente utilizado en organizaciones de todo el mundo. Conocido por su capacidad de integrar y gestionar eficientemente diversos procesos, como la gestión financiera, recursos humanos, logística y más, SAP se está implementando en la Universidad de Chile como parte del Proyecto U+Gestión.
En este contexto, el equipo de Gestión del Cambio ha estado llevando a cabo reuniones con representantes de los diferentes organismos de la institución. El propósito de estas reuniones es vincular los roles del nuevo software de gestión financiera con las responsabilidades y funciones de las y los funcionarios que utilizarán esta herramienta. Esta acción es de vital importancia para preparar y facilitar una transición exitosa al nuevo sistema en las diversas unidades de la universidad.
Sergio Velasco, Jefe de datos y seguridad del Proyecto U+Gestión, explica que "los roles y perfiles apuntan a dos tipos de segmentación: qué podrá hacer cada usuaria/o y sobre qué grupo de datos tendrá acceso a visualizar y/o transaccionar". De esta forma se protegerán las operaciones y la información de cada organismo.
Por su parte, Rossana Avendaño, parte del equipo del Frente de Gestión del Cambio del Proyecto U+Gestión, señala que “la matriz de roles y perfiles es un hito super relevante dentro de la implementación del proyecto porque permite asociar el rol de SAP de cada módulo con el o la usuaria que va a hacer uso de la herramienta. Una vez que se hace esa asociación es posible construir el cronograma de capacitación para determinar a qué curso deberán asistir las y los funcionarios”.
Esta actividad se desarrolló hasta mediados de mayo e incluyó reuniones virtuales con los organismos que comenzarán a usar SAP. Se trata de la Facultad de Arquitectura y Urbanismo, el Instituto de Estudios Internacionales (IEI), el Centro de Estudios Avanzados en Educación (CIAE) y la Facultad de Gobierno.
Además, se sotuvieron reuniones preliminares con la Facultad de Economía y Negocios, Facultad de Ciencias Sociales, Facultad de Derecho, Facultad de Ciencias Forestales y Conservación de la Naturaleza, Facultad de Veterinaria, Instituto de Nutrición y Tecnología de los Alimentos (INTA), Facultad de Artes, Facultad de Comunicación e Imagen y con el Programa Académico de Bachillerato.
Proyecto U+Gestión
El Proyecto U+Gestión, liderado por la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional (VAEGI) y la Vicerrectoría de Tecnologías de la Información (VTI), tiene como objetivo principal la implementación de SAP en la Universidad de Chile. Esto implica automatizar los procesos financieros y contables que actualmente se llevan a cabo de forma manual, con el fin de mejorar la calidad, disponibilidad y trazabilidad de la información. Con esta iniciativa se espera establecer un sistema integrado que abarque todos los procesos y sea aplicable en toda la universidad, promoviendo una mayor igualdad en las capacidades de gestión entre las distintas facultades, institutos y organismos.