Debido a las exigencias del Servicio de Impuestos Internos (SII) en que los grandes contribuyentes -como la Universidad de Chile- deben emitir facturas electrónicas desde el próximo mes de noviembre, la plataforma U-Campus, a solicitud de la Dirección Económica y de Administración, desarrolló un servicio que permite que las distintas unidades de la Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas puedan generar sus propios documentos electrónicos de manera fácil, eficiente y de acuerdo a lo establecido, de forma complementaria a las funcionalidades con las que cuenta Informat, el software que actualmente utiliza la FCFM como sistema de registro contable.
"El sistema de Facturación Electrónica desarrollado por el Área de ingfotecnologías (ADI) da facilidades a los usuarios para manejar este tipo de procedimientos en forma sencilla y eficiente, garantizando el cumplimiento de la normativa vigente e incorporando su contabilización directamente en el sistema contable de la Facultad”, señala el director Económico, Helmuth Thiemer, quien agrega que “este procedimiento viene a complementar una serie de desarrollos basados en sistemas Web que se han realizado en la FCFM con el propósito de mejorar la gestión financiera y administrativa".
El sistema de Facturación Electrónica de U-Campus se encuentra disponible para FCFM desde el día 4 de Julio del 2014, y permite la creación de facturas electrónicas afectas y exentas, notas de crédito y débito. “El módulo incorpora la verificación de datos de los clientes, minimizando las posibilidades de que los documentos emitidos sean rechazados por el Servicio de Impuestos Internos. Luego de que los documentos son creados mediante procesos automáticos, se asigna folio, se envía el documento a Signature –software utilizado por la Universidad- y luego se rescata el documento cuando es aprobado por el SII”, explica Macarena Guzmán, Senior Project Manager de ADI. El sistema además permite registrar la respuesta del cliente, quien puede aprobar o rechazar el documento.
Asimismo, el jefe de la Unidad de Contabilidad de la FCFM, José Manuel Carter, indica que “los departamentos han ido entrando paulatinamente a este proceso y se han ido monitoreando los documentos emitidos, además que la integración con el comprobante Informat, y la parametrización efectuada, nos evita errores en la digitación, glosas, flujos y fechas, por lo tanto también cumple con las necesidades de los usuarios y de control interno”.
El próximo desafío para el ADI es la implementación de la Boleta electrónica, que si bien no es una exigencia de la normativa vigente, sería una considerable mejora en la gestión para las unidades que facturan dentro de la FCFM.