Este martes 23 de mayo fue la puesta en marcha de una nueva versión del Tramitador de Firmas, sistema que utiliza la firma electrónica avanzada para la tramitación digital de documentos. Entre otras ventajas, la aplicación permite agilizar la firma de múltiples documentos electrónicos, como memorandos, oficios y toda la documentación que se requiera validar oficialmente. Gracias a este sistema se pueden leer y suscribir documentos en formato PDF desde cualquier lugar, computador o dispositivo conectado a Internet, como teléfonos o tablet.
Para el vicerrector de Tecnologías de la Información, José Correa, la plataforma es una herramienta de “clase mundial” y representa un avance en el proceso de transformación digital de la institución, así como para el programa "Cero Papel". En esta línea, además, “agrega herramientas digitales en los procesos internos que contribuyen a la eficiencia en la gestión administrativa. Tenemos que considerar que cada uno de los avances tecnológicos de la Universidad tienen impacto tanto en la administración como en la educación y la investigación”.
Este tipo de aplicaciones, que permiten firmar desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, mejoran la coordinación entre las personas de todas las áreas del plante. En específico, el Tramitador de Firmas avisa automáticamente a cada uno de los firmantes que se necesita su participación en un proceso y avisa, también, cuando todos los firmantes participaron en el proceso, destaca Correa. De esta forma, el procedimiento ahorra tiempo en la tramitación de cada documento. “El documento ´vive´ en el mundo digital, lo que hace que el tiempo de tramitación sea más rápido, ya que no hay tiempos de traslados físicos entre las unidades”, explica el vicerrector Correa.
Por su parte, el director de Tecnología, Alvise Bolsi, detalla que con el Tramitador de Firmas las y los usuarios podrán “firmar, revisar, rechazar y ver solicitudes anteriores hechas desde la aplicación y otros sistemas que usan Firma Electrónica Avanzada de la Universidad de Chile". Además, indica que con el mismo sistema se podrán gestionar las propias firmas de documentos.
La plataforma cumple completamente con la Ley de Firma Digital bajo el alero de las iniciativas “Cero Papel” y permite avanzar con la transformación digital de los procesos internos. Entre los beneficios del uso de la aplicación, destacan la disminución del tiempo de tramitación; la baja de costos, la eliminación del papel y, consecuentemente, el cuidado del medioambiente.
Experiencia del usuario/a
Para Susana Rodríguez, jefa de personal de la Facultad de Ciencias Forestales y de la Conservación de la Naturaleza, la firma electrónica fue todo un “descubrimiento”. Antes, comenta, era necesario que las autoridades revisaran las carpetas físicas antes de autorizar con su firma. Ahora, relata, “tanto el vicedecano como el decano valoran mucho la disminución de tiempo y acceso inmediato que pueden tener desde cualquier computador para firmar documentos”.
Por otra parte, plantea que aunque el organismo en el que trabaja es pequeño, existe un alto flujo de documentos que deben cumplir con todos los requisitos y el correspondiente circuito de firmas. Es más, agrega que por disposición del Vicedecanato, desde el 8 de mayo “se exige la firma electrónica para todos los requerimientos internos que procesa la unidad de Recursos Humanos”. Por lo mismo, resultaba necesario poder entregar firma electrónica avanzada a todos los funcionarios, lo que el Tramitador resuelve satisfactoriamente, informa Susana Rodríguez.
En cuanto al uso, la jefa de Personal de esta unidad académica dice que la nueva herramienta resuelve situaciones que anteriormente no se consideraban, como el aviso a los firmantes. Ahora, el mismo programa envía una notificación avisando de que se requiere una autorización, se pueden descargar desde el mismo correo, sin tener que ingresar a la plataforma, y se pueden eliminar documentos que se suben con algún error para que no sigan en el circuito de firmas. “Esto refleja que desde la VTI están en completa sintonía con las necesidades que tenemos los usuarios y las plasman en las nuevas versiones que van generando”.
- Para acceder al Tramitador de Firmas como Solicitante ingresa a: https://firmador.uchile.cl/tramitador
- Para acceder como Firmante ingresa a: https://firmador.uchile.cl
Si tienes dudas, puedes comunicarte al teléfono 229780911 o envíar correo a mesadeayuda@uchile.cl.