Preguntas frecuentes
¿Qué es U+Gestión?
Es el proyecto encargado de implementar SAP en la Universidad de Chile. Cuenta con 4 frentes:
- Frente Tecnologías de la Información
- Frente Funcional
- Frente de Gestión del Cambio
- Frente Soporte y Mejora Continua (Mesa de ayuda)
¿Qué es SAP?
Es el nuevo sistema integrado de la Universidad de Chile que moderniza la gestión administrativa, financiera, contable y presupuestaria de nuestra Casa de Estudios, automatizando los procesos y mejorando la calidad, seguridad, disponibilidad y trazabilidad de la información. SAP es la sigla del nombre alemán original de la empresa: Systemanalyse Programmentwicklung, que se traduce como "desarrollo de programas de sistemas de análisis".
¿Dónde se ha implementado antes SAP?
SAP HANA se ha implementado en más de 400 mil empresas público y privadas de todo el mundo. De igual manera, son muchas las instituciones de educación superior de prestigio mundial que han adoptado este software para la gestión de sus procesos. En el mundo encontramos universidades como MIT, Cornell University, Duke University, Penn State, TU Berlin, UGent, Université du Luxembourg y University of Amsterdam. En Chile, también son varias las instituciones que han elegido SAP, entre ellas la Universidad de Talca, la Universidad Diego Portales, la Universidad de Los Andes y la Universidad Mayor.
¿Cuáles son los objetivos de SAP?
- Modernizar la gestión institucional automatizando los procesos.
- Avanzar hacia una mayor equidad en la capacidad de gestión entre las Facultades, Institutos y el resto de los organismos.
- Estandarizar los procesos y funcionalidades para que sean transversales a toda la Universidad.
- Tener un mejor control de la ejecución presupuestaria.
- Reducir la obsolescencia tecnológica.
¿Qué es un ERP?
El término ERP se refiere a Enterprise Resource Planning, que significa "sistema de planificación de recursos empresariales". Estos programas se hacen cargo de distintas operaciones internas de una institución, desde la producción a la distribución, o recursos humanos.
¿Qué procesos cambiarán con el nuevo sistema de gestión?
El nuevo sistema de gestión se implementará transversalmente en todas las facultades, institutos y organismos de la Universidad. Abordará los siguientes procesos administrativos:
- Servicios administrativos y financiero contables
- Servicio de abastecimiento y adquisiciones
- Oferta de productos y servicios
- Gestión del presupuesto
- Gestión de proyectos de investigación
- Ciclo de vida financiero del estudiante
¿Qué organismos, facultades/institutos se sumarán al cambio de sistema?
Rectoría, Prorrectoría, todas las Vicerrectorías y todas las facultades e institutos migrarán al nuevo sistema SAP S/4 HANA. También lo harán los programas, centros y otros organismos de la Universidad como el DEMRE y el Liceo Manuel de Salas.
¿Qué procesos y organismos no implementarán SAP?
Procesos
- Recursos humanos
- Gestión Académica
- Gestión Curricular
Organismo
- Hospital Clínico de la U. de Chile
¿En que consiste la implementación?
Será una implementación por etapas, en las cuales se diseñarán y parametrizarán los procesos financiero contables con que operará el nuevo sistema de gestión, se establecerán los módulos con que funcionará SAP, se harán las pruebas necesarias para su correcto funcionamiento y se establecerá un plan de despliegue en el que se capacitarán a todas las y los usuarios que utilizarán el nuevo sistema.
Para llevar adelante las capacitaciones de SAP, se hará la identificación de usuarias/os asociados a roles, para posteriormente armar el plan de capacitación de acuerdo a los procesos, módulos y roles. Habrán cápsulas interactivas, videos, presentaciones, guías, clases presenciales para tópicos claves y ejercitación.
¿Qué sucederá con AUGE e INFORMAT?
Las plataformas de AUGE e INFORMAT serán reemplazadas por SAP, por lo que después de su implementación quedarán inoperativas, sin embargo estarán disponibles para consultas de datos.
¿Quiénes implementarán el nuevo sistema?
El nuevo sistema será implementado por un equipo interno de la Universidad, agrupado en el proyecto U+Gestión, con representación de sus distintos organismos y niveles centrales. Además se trabajará con varias consultoras:
Deloitte: consultora que se adjudicó la implementación de SAP S/4 HANA.
Sintoniza: Consultora a cargo de apoyar el cambio organizacional y la gestión de talento. Impulsan el levantamiento de información clave de las y los usuarios y su usabilidad para la implementación de SAP.
Easy Training Choice: Consultora a cargo de apoyar las estrategia de capacitación y el diseño de materiales para los usuarios.
¿Cuándo capacitarán a las y los funcionarios para que aprendan a utilizar el nuevo sistema?
La implementación del nuevo sistema será gradual y por etapas. Una vez finalizado el diseño de los procesos financiero contables con que operará SAP, se realizará la instalación del nuevo sistema parceladamente, por organismos, por lo que las capacitaciones se irán realizando al mismo ritmo que su implementación en cada unidad a partir del año 2022.
¿Cómo se harán las capacitaciones?
A través de cápsulas interactivas, videos, presentaciones y guías. También se generarán instancias presenciales de aprendizaje. A su vez, se implementará una encuesta de Identificación de habilitantes de SAP y se harán talleres para desarollar las habilidades necesarias para la correcta implementación del nuevo sistema de gestión.
¿Qué se ha hecho?
En octubre de 2022 se implementó la Fase 1 que incluyó a los organismos centrales de la Universidad: Rectoría, Prorrectoría, Vicerrectoría de Asuntos Académicos, Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional, Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles y Comunitarios, Vicerrectoría de Extensión y Comunicaciones, Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo, Vicerrectoría de Tecnologías de la Información, Centro de Extensión Artística y Cultural CEAC.
¿Qué sucederá con la gestión de RRHH?
La gestión de RRHH seguirá operando de la misma manera que hasta ahora, porque no está considerada en SAP S/4 HANA.
¿Qué diferencia a U+Gestión de otras implementaciones de herramientas de gestión realizadas en la Universidad?
Las características que destacan a este proyecto por sobre otros similares que se han llevado a cabo de forma independiente en algunas facultades son, en primer lugar, su condición transversal a toda la Universidad. En segundo lugar, el carácter participativo en el diseño y la implementación, ya que existe un proceso de co-construcción entre el equipo del proyecto y representantes de los distintos organismos de la institución para lograr desarrollar un “sistema para todas y todos”.
¿Dónde puedo acudir en búsqueda de ayuda para el uso de SAP?
Para cualquier duda o solicitud, contactarse con la Mesa de Ayuda que opera de lunes a viernes de 9:00 a 18:00 horas a través del teléfono +56 2 2978003 y el correo electrónico soportesap@uchile.cl.
¿Dónde encuentro los manuales, guías rápidas y videos para aprender a utilizar SAP?
Todos los materiales los encuentras en el sitio web umasgestion.uchile.cl. Desde allí también podrás ingresar a SAP.