Durante el mes de abril concluyó la Etapa de Preparación del proyecto y se dio el puntapié inicial a la Fase de Diseño.
En la Etapa de Preparación se asentaron las bases para la correcta implementación del proyecto. Algunos de los hitos y actividades llevadas a cabo fueron el Plan General de Trabajo, la conformación de los equipos de los distintos frentes del proyecto, el levantamiento de los riesgos potenciales que podrían aparecer en el trayecto, la definición de los entregables finales para cada etapa y también los reportes de avance necesarios para el adecuado monitoreo de la planificación. Por último, se diseñó el Plan de Difusión para el primer año de implementación.
En esta etapa, se adjudicó la empresa consultora Deloitte, que apoyará la implementación de SAP en la Universidad y que cuenta con una amplia experiencia en el sector.
La Fase de Diseño, por su parte, tiene por objeto la co-construcción junto a las Facultades, Institutos y Organismos una visión común de la nueva estructura organizativa del sistema de gestión que tendrá la Universidad, así como de los procesos financieros y contables que se incorporarán a SAP. En esta fase, también se desarrollará una estrategia para la correcta migración de datos desde los distintos sistemas con los que operan los organismos actualmente, como los son AUGE e INFORMAT, a SAP.
La gestión del cambio es una dimensión clave para esta etapa y las siguientes, en especial en un proyecto que implica un cambio en la cultura organizacional de la Universidad y en la manera en que las funcionarias y funcionarios de cada Facultad, Instituto y Organismo acostumbran a ejecutar las actividades relacionadas a los ámbitos financieros, contables, y de administración. Para Mariela Flores, Directora de este Frente “Este nuevo modelo en un principio probablemente conllevará dificultades de adaptación, cómo se podría esperar de cualquier proyecto de esta índole y magnitud, por ese motivo estaremos apoyándolos y acompañándolos en todo momento mientras dure la transición a este nuevo sistema que tiene mucho que aportar a la gestión financiera y contable de cada organismo". El Frente Gestión del Cambio comenzó a realizar un levantamiento importante de información con cada uno de los organismos para conocer más en profundidad, las tareas que realizan los integrantes de los equipos de sus Direcciones Económicas y Administrativas, información que será clave en el desarrollo de una estrategia de capacitaciones en la herramienta SAP que contempla el proyecto.
Para la Directora del Proyecto, Paulina Tapia, en la Etapa de Diseño ha sido clave la participación de cada uno de los organismos en la construcción de los cimientos de un único sistema integrado de gestión para nuestra Universidad, añadiendo que “en estos tiempos de cambio, la Universidad ha demostrado su enorme capacidad de adaptación a nuevos escenarios y no me cabe duda que es gracias al compromiso y profesionalismo de cada uno de sus funcionarios”