El proyecto U+Gestión contempla en su implementación distintas etapas, estas son, en orden cronológico: Preparación, Diseño, Realización, Despliegue y Estabilización.
Actualmente nos encontramos en la Fase de Diseño que tiene por objetivo construir un entendimiento común de la forma en la que la Universidad de Chile utilizará SAP, identificando las necesidades de nuestra institución en materia de gestión financiera y contable y las brechas que podrían existir entre esos requerimientos y el sistema que se implementará. En esta etapa, como su nombre lo indica, se diseña la estrategia de implementación y el programa general del proyecto.
La Fase de Diseño, contempla un plan de trabajo en las distintas dimensiones estratégicas del proyecto como lo son la definición y estandarización de los procesos administrativos, financieros y contables que incluirá el futuro sistema de gestión, la limpieza y migración de los datos de los sistemas que serán reemplazados por SAP, la infraestructura y seguridad tecnológica que se requiere para instalar esta nueva herramienta y su integración con los sistemas que utiliza y se mantendrán de la Universidad y, por último, los aspectos relacionados a la “gestión del cambio” que tienen que ver con el acompañamiento que se realizará desde el proyecto a las Facultades, Institutos y Organismos a lo largo de la implementación, para facilitarles el tránsito al nuevo sistema de gestión.
En el ámbito de la Gestión del Cambio, el frente a cargo de este tema, realizó un levantamiento con todos los organismos de la Universidad para conocer con más detalle las actividades en las que se desempeñan cada una de las funcionarias y funcionarios que ocuparán el futuro sistema de gestión; esta información ha resultado clave para el desarrollo de una estrategia de capacitaciones que se ajuste a las necesidades de las y los funcionarios y para la definición de los roles y perfiles con que funcionará SAP. Adicionalmente desde este frente se comenzó a trabajar con las y los Directores Económicos de los distintos organismos para ir identificando las brechas que pudiesen aparecer entre lo que ofrece la herramienta SAP y los procesos y procedimientos que realizan actualmente los organismos en la esfera administrativa, financiera y contable. Esto con el fin de analizar el impacto que tendrá la implementación del nuevo sistema en las distintas unidades y buscar la mejor manera de acortar las brechas que se identifiquen.
En la Fase de Diseño se optó por utilizar una metodología de co-construcción a través de mesas de trabajo temáticas a la que asisten representantes de los distintos organismos que fueron designados por las y los Directores Económicos y Administrativos, la consultora Deloitte y el equipo del Frente Funcional del proyecto.
Estas mesas se han estado dedicando a distintos temas clave. Uno de ellos, que terminó recientemente, consistió en acordar la estructura organizativa con que operará la Universidad en el nuevo sistema de gestión y que corresponde a la relación entre las jerarquías de la institución y sus diversas unidades.
Un segundo tema, que se está comenzando a trabajar en las mesas, son las definiciones de cómo serán los procesos administrativos, financieros y contables que empleará el futuro sistema de gestión, procurando un estándar que se ajuste de la mejor manera a las necesidades y realidades de todos los organismos.
Es fundamental para esta etapa del proyecto la participación activa y oportuna de los representantes de las facultades, institutos y organismos en las mesas de trabajo, ya que es en esta fase en la que construiremos los cimientos de un único sistema de gestión que sea de todas y todos los funcionarios de la Universidad de Chile.