La implementación de SAP, nuevo software que moderniza la gestión administrativa, financiera, contable y presupuestaria de la Universidad de Chile, llegará este 2023 a las primeras facultades e institutos. En esta segunda fase, son tres los organismos que se están preparando para la salida en vivo: Facultad de Arquitectura y Urbanismo, Instituto de Estudios Internacionales e Instituto de Estudios Avanzados en Educación.
Para apoyar este proceso, el Frente de Gestión del Cambio del Proyecto U+Gestión ha diseñado un calendario de capacitaciones que comenzó en el mes de abril para usuarias/os líderes, el que incluyó a funcionarias y funcionarios que forman parte de los equipos de las Direcciones Económicas Administrativas del Campus Andrés Bello, Campus Juán Gómez Millas y Campus Sur.
Las y los usuarios líderes serán personas claves para enfrentar la migración a SAP, pues tendrán mayor conocimiento en el módulo en el que participe, convirtiéndose en un referente para las demás usuarias y usuarios de sus organismos.
Sesiones de Entrenamiento
Este miércoles 10 de mayo comenzaron las Sesiones de Entrenamiento, instancias presenciales para reforzar conocimientos prácticos del manejo de SAP. Las clases impartidas por los Key User del Proyecto U+Gestión y la consultora Easy Training Choice, comenzaron con el módulo de Presupuesto (PSM). A esta instancia se citó a funcionarios que ya han participado de las sesiones anteriores, de manera de ofrecer una continuidad de lo aprendido y un reforzamiento en el manejo de los procesos claves a desarrollar en cada módulo.
Edith González, Key User del módulo de Presupuesto, cuenta que “el objetivo de estas capacitaciones es profundizar en los conceptos y metodologías del sistema SAP, de modo de que las y los usuarios puedan ir enraizando el conocimiento entregado en el mes de abril. Hoy estuvimos practicando las cargas de presupuesto, ejecución presupuestaria y reportes. Tuvimos mayor interacción y aclaramos las dudas de manera más personalizada. Se ve que ellos están interesados en aprender, conocer el módulo y obtener la información que necesitan para traspasarlo a sus organismos”.
Orlando Fernadez Maturana, Jefe Contable del Instituto de Estudios Internacionales (IEI), señala: "la jornada de hoy me pareció bastante buena. Podemos ver los ejercicios en base a la información de nuestros organismos, así podemos visualizarlos mejor. Como Usuarios líderes tenemos que aprender porque tendremos que efectuar todo el proceso”.
El jueves 11 será el turno del módulo de Compras (MM), el miércoles 17 del módulo de Ventas (SD) y el jueves 18 del módulo Financiero Contable (Fi). Finalmente, esta sesión concluirá el miércoles 24 de mayo con una Prueba Integral, ejercicio práctico en el que se realizarán procesos de inicio a fin, pasando por todos los módulos, fortaleciendo de esta manera la visión completa del sistema.
Proyecto U+Gestión
El Proyecto U+Gestión depende de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional (VAEGI) y la Vicerrectoría de Tecnologías de la Información (VTI) y es el encargado de guiar la implementación de SAP en la Universida de Chile, con el objetivo de automatizar los procesos financieros y contables que hoy se realizan manualmente, mejorar la calidad, disponibilidad de los datos y la trazabilidad de la información. Se busca implementar un sistema que integre todos los procesos y que sea transversal a toda la Universidad, de manera de avanzar hacia una mayor equidad en las capacidades de gestión entre todas sus facultades, institutos y organismos.