En promedio, cerca de 200 documentos ingresan diariamente a las oficinas del piso 18 de la Torre de Servicios Centrales para ser analizados jurídicamente por el equipo de la Contraloría Universitaria. En ese espacio, los profesionales de los Departamentos de Control de Legalidad y de Inspección y Auditoría revisan la legalidad de los decretos y resoluciones emanados por las Autoridades de la Universidad de Chile.
Antes de la pandemia, ese caudal de documentos era en papel, pero la emergencia obligó a usar el correo electrónico como sistema de despacho y recepción de decretos, resoluciones, oficios, consultas o instructivos. Ese flujo constante —que sumó 30.877 ingresos sólo en 2023— llegaba directamente a la casilla de la contralora Magdalena Gandolfo.
“La Contraloría no tenía un sistema de gestión documental. Lo que vino a hacer Kissflow es suplir esa carencia, que, evidentemente, repercutió en toda la universidad”, explicó la Contralora. Ahora se está implementando un sistema que centraliza la atención de las solicitudes, aumenta la transparencia y la trazabilidad de cada requerimiento y avanza hacia un modelo sin papel. Kissflow es una plataforma computacional diseñada para automatizar y gestionar procesos.
El objetivo principal de este proyecto, coordinado por profesionales de la Vicerrectoría de Tecnologías de la Información (VTI), es eliminar el flujo por correo electrónico y unificar la recepción de antecedentes en un único canal digital que dirija los requerimientos a sus respectivos flujos de resolución según la materia, es decir una ventanilla única
Este sistema tecnológico permite a la Contraloría Universitaria contar con un sistema unificado de tramitación. Se trata de almacenamiento, “pero también de una herramienta que permite monitorear cada uno de los documentos, identificar al personal responsable y el tiempo de revisión involucrado en su tramitación. Existe una suerte de creencia generalizada de que la Contraloría universitaria es el cuello de botella en el que se ven entrampados los procesos administrativos. La única manera de desmentir aquello es transparentar los tiempos que esta unidad tarda en la tramitación total del documento”, enfatizó la Contralora de la Universidad de Chile.
Un ecosistema de trámites
Desde la perspectiva del equipo encargado de la Dirección de Tecnologías de la VTI, liderado técnicamente por Juan Arenas, el proyecto fue concebido como un ecosistema abierto, interconectado con otros sistemas críticos de la universidad, tales como SISPER, el firmador electrónico UCHILE, la plataforma habilitante, el portal de validación de documentos y, próximamente, SAP. “La plataforma incorpora capacidades de procesamiento del lenguaje natural e inteligencia artificial. Entre las funciones desplegadas, destaca la lectura automática de documentos PDF para extraer números de decreto y datos clave de convenios de honorarios, lo que agiliza tareas repetitivas de digitación y validación”, agregó el ingeniero.
La plataforma Ventanilla Única de la Contraloría Universitaria comenzó como un piloto en el que sólo algunas unidades pueden tramitar. Actualmente ya funciona en todos los servicios centrales y en dos facultades “y” pronto se sumarán más facultades”, comentó la Contralora.
Sistema amigable
Cada uno de los profesionales de la Contraloría fue capacitado para usar la plataforma. "Como Contralora, me ha sido fácil. Me familiaricé rápidamente con el uso de la plataforma: cómo revisar asignar y firmar la documentación", agregó la abogada Gandolfo. “La gestión del cambio salió bastante bien. La automatización permite facilitar el trabajo: la máquina no va a reemplazar a las personas, sino que las va a hacer más eficientes”, puntualizó Juan Arenas.
Además, esta transformación digital mediante Kissflow se está realizando de manera paulatina en la Oficina de Bienestar del Personal, en Rectoría y en la Dirección Jurídica. “El desarrollo de este tipo de herramientas y plataformas tecnológicas, tendrá un impacto positivo en la gestión de los diversos procesos que se desarrollan a nivel central, pues permitirá mejorar la asignación y seguimiento de tareas y procedimientos, agilizar las comunicaciones entre unidades y unificar el almacenamiento de documentos, entre otras ventajas. Esto permitirá materializar los principios consagrados en la Ley N°21.180, de Transformación Digital del Estado, especialmente en cuanto a la actualización de las plataformas e interoperabilidad entre organismos universitarios, y reforzar el cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia, celeridad y control, contenidos en la Ley N°18.575, Orgánica Constitucional de bases generales de la Administración del Estado”, expresó el subdirector Jurídico de la Universidad de Chile, Pablo Montecinos.