Un par de números muestra el avance de la digitalización en los procesos del Estado, mandatada por la Ley 21.180 “Sobre Transformación Digital del Estado”. El año 2019 hubo unos 820 mil documentos que fueron rubricados electrónicamente, pero el año pasado la cifra subió más de 23 veces y se empinó hasta los 19 millones 100 mil escritos de todo tipo autorizados con firma electrónica avanzada. La eliminación del papel es solo una parte del proceso de Transformación Digital del Estado.
Los datos en este tema son varios: la Clave Única, que permite realizar trámites online ante el Estado, registra a más de 15 millones 300 mil usuarios y en 2023 se enviaron 221 mil comunicaciones de diferentes documentos, los que fueron recibidos por 805 mil 100 destinatarios.
Pero la Transformación Digital del Estado no se trata solo de digitalizar los documentos, sino que de un cambio cultural. “Para lograr con éxito la transformación digital necesitamos lograr una conciencia estratégica en las altas autoridades, ya sea de instituciones públicas o universidades. Es muy difícil empujar la transformación digital y superar todas las barreras si no existe ese cambio cultural. La digitalización es un medio. Nuestro foco es transformar cómo se relaciona el Estado con las personas, para que así ellas puedan tener una experiencia más satisfactoria, y así podamos devolverle su tiempo y generar un valor para el país”, comenta José Inostroza, director de la Secretaría de Gobierno Digital del Ministerio de Hacienda. “Entre otros beneficios de la transformación digital está el incrementar transparencia en los procesos, entregar mayor certeza y confianza a la ciudadanía, e impulsar la interoperabilidad de los datos para una mejor gestión”, agrega la autoridad.
Para la Universidad es un gran desafío, plantea la Prorrectora Alejandra Mizala, “porque no se trata de digitalizar los procesos existentes, sino que de revisarlos, reflexionar acerca de ellos y buscar optimizarlos apoyándose en la tecnología. Se trata entonces de un cambio en la forma como hacemos las cosas, de un cambio cultural, el que es necesario acompañar a través de una capacitación efectiva a las personas”. Ambas autoridades, junto a los vicerrectores de Asuntos Académicos, Claudio Pastenes, y de Tecnologías de la Información, José Correa; además de Javier Villanueva, director del Centro Tecnológico Ucampus, secretarios y secretarias académicas y personal de colaboración de distintas unidades de la Universidad participaron en una jornada de trabajo sobre Transformación Digital en la Sala Eloísa Díaz de la Casa Central.
"Hay grandes avances en la digitalización, como las aplicaciones para la firma electrónica avanzada y el desarrollo del diploma digital. Pero la meta de Transformación Digital es mayor y, por lo mismo, aumentará la colaboración entre los Servicios Centrales de la Universidad y el Centro Tecnológico Ucampus, definiendo una gobernanza efectiva y transparente que unifique criterios y oriente la toma de decisiones conjuntas, identificando y priorizando las necesidades de desarrollo tecnológico, de acuerdo con las metas estratégicas de la Universidad”, complementa la Prorrectora Mizala.
Uno de los primeros trámites que serán transformados digitalmente es el de egreso y titulación. Por ejemplo, en una facultad de la Universidad se requiere abrir el expediente de egresado y que cumpla con los requisitos de la fotocopia de cédula de identidad por ambos lados; completar formulario en Ucampus y entregar los documentos en Secretaría de Estudios. “No se trata de mantener el procedimiento y enviar la fotocopia de la cédula de identidad por correo electrónico, sino que de cambiar el proceso. Podríamos, por ejemplo, validar la identidad de las y los alumnos mediante una conexión directa con el registro civil. Estamos obligados a repensar el modo de hacer las cosas para modificarlas si es necesario y agregarles el valor de lo instantáneo y digital”, comenta el vicerrector de Tecnologías de la Información, José Correa.
Por su parte, Javier Villanueva, director del Centro Tecnológico Ucampus, añade que “queremos reafirmar nuestro aporte como agente transformador en el camino de la transformación digital, acercando la tecnología y entregando herramientas para las distintas comunidades. Del mismo modo, valoramos la importancia de trabajar colaborativamente con actores sociales relevantes para el sistema público; Gobierno Digital y la VTI, lo que permitirá a través de esfuerzos mancomunados lograr la meta de la transformación digital en la educación pública”.
José Miguel Muñoz, ingeniero y líder del proyecto, subraya que el gobierno central entrega herramientas necesarias para el desarrollo de la transformación digital, como las plataformas de Firma Digital, de Comunicaciones Oficiales del Estado y de Integración de Servicios Electrónicos del Estado y el Catálogo de Procedimientos Administrativos y Trámites. Durante 2024, detalla, “en la Universidad continuaremos el trabajo de identificación de los trámites que serán desarrollados en formato digital”.
Los incentivos en esta evolución son múltiples. De acuerdo a un estudio del año pasado, se estima que por cada $1 adicional gastado en gobierno digital por el Estado, existía un ahorro potencial de $17,6. El uso del tiempo es una de las claves: antes era necesario esperar que llegara físicamente un documento para firmarlo y ahora, mediante la gestión de documentos digitales, todo ese proceso se realiza en forma electrónica y segura.
Tras la conferencia sobre Gobierno Digital de José Inostroza, se realizó una sesión de trabajo grupal para identificar los procedimientos necesarios para la entrega de los títulos y grados de las y los estudiantes. Este análisis permitirá la creación de una aplicación que permita realizar el trámite de egreso y titulación, conforme a la Ley 21.180 sobre Transformación Digital del Estado.
Ley 21.180 “Sobre Transformación Digital del Estado”
La norma fue publicada en noviembre de 2019 y entró en vigencia el 9 de junio de 2022. El cuerpo legal modifica las bases de los procedimientos administrativos para su transformación y digitalización, y establece que los trámites digitales serán la norma y que los presenciales serán la excepción.
Este cambio es gigantesco y el gobierno reguló la gradualidad de la transformación. Así, estableció una fase de preparación para que los órganos de la administración, incluidas las Universidades del Estado, pudiesen identificar los procedimientos que deberán realizarse electrónicamente a contar de 2027. El cambio propone construir un Estado moderno, que entregue mejores oportunidades y seguridades a la ciudadanía; un Estado innovador que impulse el talento humano para entregar mejores servicios; y un Estado sustentable y eficiente que ahorre costos innecesarios y progresivamente prescinda del uso de papel.