Participantes del sistema de capacitación

1. ¿Cuál es el rol de la Unidad de Desarrollo Organizacional y Capacitación?

Gestionar los recursos de la Franquicia SENCE que dispone la Universidad de Chile para actividades de formación que permitan desarrollar, complementar, perfeccionar o actualizar los conocimientos y destrezas de los/as funcionarios/as (académicos/as, personal de colaboración y dirigentes/as gremiales), facilitando la adaptación de las personas a los cambios culturales, tecnológicos y de información, con el fin de otorgar mejores oportunidades y condiciones de vida, y de trabajo, y de incrementar la calidad de la gestión y la eficacia en el logro de las metas institucionales.

Para ello, realiza las siguientes actividades:

• Estudia y analiza los planes estratégicos, objetivos y metas de la Universidad de Chile, detectando y verificando los conocimientos y destrezas necesarios para el óptimo desempeño funcionario.
• Aplica encuestas que permitan identificar las principales necesidades de capacitación del personal de colaboración.
• Orienta y apoya a cada organismo en relación a la identificación de necesidades y la implementación de actividades de capacitación con franquicia SENCE, que respalde el adecuado desempeño de sus funcionarios/as y el logro de las metas del organismo respectivo.
• Propone, implementa y hace seguimiento al plan de capacitación que se diseñe a nivel central, orientado a desarrollar los conocimientos y destrezas que sean prioritarios para la institución, a nivel transversal.
• Controla el presupuesto derivado de la franquicia SENCE de la Universidad y lo utilizado por cada organismo, enviando informes acerca del uso del presupuesto a los/as coordinadores/as de capacitación de cada uno de ellos.
• Aplica un sistema de evaluación de la capacitación, que permita medir la calidad de la capacitación impartida, el nivel de aprendizaje de los participantes, haciendo seguimiento de su utilidad en el puesto de trabajo.
• Mantiene registro digital con antecedentes del personal de la Universidad y las acciones específicas realizadas por cada uno de ellos.
• Elabora informes y estadísticas de capacitación destinados a la autoridad y a SENCE, cuando corresponda.
• Mantiene una comunicación formal y oficial con los/as coordinadores/as de capacitación, entidades académicas y asociaciones gremiales que utilicen la franquicia SENCE, de manera de informar las disposiciones legales y los procedimientos internos que norman la utilización de estos recursos.
• Mantiene actualizada y difunde en la página web de la institución, las actividades de capacitación que se promueven a nivel central, de manera que sea accesible para toda la comunidad universitaria.
• Impulsa la conformación y funcionamiento del comité bipartito de capacitación, de manera de acordar y evaluar con los/as representantes de la institución y los/as representantes de los/as funcionarios/as, los programas de capacitación que se implementarán anualmente.
• Vela por un mejoramiento continuo de sus procesos.

2. ¿Qué rol cumple el (la) coordinador (a) de capacitación?

La autoridad superior de cada organismo designa un (a) Coordinador (a) de Capacitación, quien administra las actividades relacionadas con la capacitación SENCE.

Para ello, la persona nominada debiera tener conocimientos técnicos en relación a la Normativa de Capacitación (Ley 19.518) y la Gestión de la Capacitación. Más conocimientos computacionales que le permitan coordinar las actividades de capacitación.

Entre sus funciones se destaca:

• Apoyar a las jefaturas y funcionarios/as en el proceso anual de Detección de Necesidades de Capacitación.
• Elaborar y validar el plan anual de capacitación del organismo, de acuerdo al presupuesto disponible.
• Mantener un registro de información histórico con los antecedentes de los funcionarios/as capacitados pertenecientes al organismo.
• Orientar a jefaturas y funcionarios/as respecto a las condiciones de realización de los cursos, especificaciones SENCE, validando las autorizaciones correspondientes en su organismo universitario.
• Recopilar y organizar la información relacionada con los funcionarios/as de su organismo, enviando oportunamente los documentos y formularios que se requieran para cumplir con los procedimientos y los plazos establecidos por la Unidad de D.O. y Capacitación y que responden a las disposiciones de SENCE y lo reglamentado en el Estatuto Administrativo.
• Estar dispuesto a asesorar a los funcionarios/as, jefaturas y directivos del organismo en el que preste servicios, utilizando sistemas de información y comunicación de las actividades de capacitación que se realicen.
• Reconocer necesidades especiales de capacitación, propias de su organismo, para las cuales buscará cursos en el mercado que puedan responder a ellas, negociando con los Organismos Técnicos Ejecutores de la Capacitación los precios, fechas, horarios y lugar de realización de las actividades.
• Implementar procesos de Evaluación de la Capacitación, aplicando instrumentos y analizando sus resultados en relación a las actividades que se coordinan en su propio organismo.
• Gestionar, verificar y/o hacer seguimiento, al interior del organismo, de la autorización y pago de las facturas, por costos adicionales que no hayan sido cubiertos por la franquicia SENCE; ej.: Pago de Costos Empresa, IVA por viáticos, entre otros.

3. ¿Las jefaturas tienen algún rol asociado a la capacitación del personal a su cargo?

Si, las jefaturas tienen un importante rol en el desarrollo de las personas a su cargo, al supervisar el desempeño de las personas con quienes trabajan, pueden detectar los requerimientos de perfeccionamiento más importantes. Incluso pueden informar estas necesidades a través de los instrumentos de evaluación del desempeño utilizados en la Universidad y la Detección de Necesidades de Capacitación aplicadas institucionalmente.

Además, son los responsables de evaluar y si procede autorizar la participación de los/as funcionarios/as en los cursos programados, ya sea aquellas actividades organizadas por el propio organismo o las que se difunden Institucionalmente, para ello estará a su disposición la Carta de Compromiso de Capacitación, donde se detalla el curso a tomar, los días, horarios y dirección de la capacitación, para que en los casos que corresponda, mediante su nombre y firma, constate la autorización.

Adicionalmente, la jefatura debe tener presente que si alguno de sus funcionarios/as es autorizado a realizar un curso, el organismo se compromete a cancelar los Costos Empresa (aquellos montos que no pueden ser financiado por la franquicia SENCE), si corresponde.

Esto también implica que si alguno de sus funcionarios/as es autorizado a realizar un curso que conlleve el pago de viáticos, de acuerdo a lo normado por la Ley 19.518, el organismo se compromete a cancelar el valor del IVA, que corresponda.

4. ¿A qué se compromete un funcionario cuando se inscribe en un curso SENCE?

Una vez que el/la funcionario/a ha aceptado participar en una actividad de capacitación financiada por SENCE se transforma en una obligación funcionaria. Si el/la funcionario/a deserta de la acción de capacitación una vez confirmada su asistencia, el organismo universitario en que trabaja deberá asumir el 100% del costo por no cumplimiento de asistencia (75% mínimo), excepto en caso de licencia médica, para cursos presenciales (los cursos e learning y los cursos a distancia, no contemplan la licencia médica pra justificar el incumplimiento de una actividad)..

5. ¿Las asociaciones gremiales de la Universidad de Chile pueden acceder a capacitación sindical?

Sí. En la medida que la Universidad cuente con franquicia SENCE, se destina un porcentaje del presupuesto para capacitación gremial, la cual apoya a los/las dirigentes y asociados/as en el perfeccionamiento de materias sindicales.