Procedimientos

1. ¿Cómo se debe invertir el presupuesto de capacitación por parte de los organismos universitarios?

Si bien la Dirección de gestión y desarrollo de personas - DGDP detalla el presupuesto disponible para cada organismo universitario, diferenciando el estamento (a saber, académico y personal de colaboración), es el organismo universitario quien decide anualmente respecto de cómo se invierten dichos recursos, puesto que las necesidades de capacitación obedecen a lineamientos estratégicos que cada año pueden tener énfasis diferentes.

2. ¿Cuál es el procedimiento para que los organismos universitarios utilicen la capacitación con SENCE?

Los organismos pueden usar los recursos de la franquicia SENCE para financiar la capacitación de sus funcionarios/as, más viáticos y traslados que puedan estar asociados.

Para ello, se tendrá en cuenta el tramo de renta que tenga el funcionario/a (correspondiente al mes anterior al inicio del curso), el que permitirá costear un 100%, un 50% o un 15% del valor del curso. La diferencia, siempre será de costo del organismo. Por lo tanto, al momento de la autorización el organismo se compromete a realizar los pagos que corresponda, incluso si la persona no cumple los requisitos mínimos de asistencia, en cuyo caso deben pagar el 100% del valor del curso.

3. ¿Cuál es el plazo para inscribir un curso ante SENCE?

SENCE exige que los cursos se inscriban con al menos dos días hábiles de anticipación al inicio de la actividad.
La Unidad de D.O. y Capacitación, sigiere a todos los actores enviar las solicitudes de inscripción con al menos tres días hábiles de anticipación, de manera que se asegure la inscripción de los cursos solicitados. 

4. Si un organismo universitario desea utilizar viáticos y traslados, ¿qué debe hacer?

Para hacer uso de viáticos y traslados, se deberá:

1. Buscar y seleccionar el lugar donde realizar la actividad de capacitación.
2. Cotizar y elegir el tipo de alojamiento y/o alimentación de las personas, según corresponda.
3. De acuerdo al número de participantes, se deberá cotizar y elegir el medio de transporte que trasladará a las personas desde el lugar de trabajo al lugar donde se realizará la actividad de capacitación.
4. Considerando todos los valores asociados el/la coordinador/a de capacitación, envía a la Unidad de D.O. y Capacitación todos los antecedentes, con la anticipación necesaria para cumplir los plazos legales, confirmando oficialmente las reservas en las empresas elegidas.
5. La contratación de los servicios deberá realizarse directamente con los hoteles y empresas de transporte. No se deberán utilizar terceros ni productoras que aumenten los costos de viáticos y traslados.
6. Se pagarán únicamente los costos asociados a viáticos y traslados de los funcionarios autorizados oficialmente e inscritos en SENCE.
7. Costos que no sean franquiciables, deberán ser asumidos por quien haya solicitado la inscripción del curso.

5. Si la persona tiene una remuneración superior a 25 UTM ¿quién paga la diferencia que no cubre SENCE?

La diferencia que no financia SENCE, por acciones de capacitación en que participen funcionarios/as con remuneraciones imponibles superiores a las 25 UTM, serán financiados por los organismos, como Costo Empresa, con cargo al presupuesto de funcionamiento del año correspondiente en que se hubiera ejecutado la capacitación. Para tales efectos, la Unidad de D.O. y Capacitación de la Dirección de gestión y desarrollo de personas - DGDP orientará respecto de los valores involucrados.

6. ¿Hay alguna forma en que la jefatura pueda reconocer los progresos que ha realizado un funcionario luego de su capacitación?

Sí. Las jefaturas pueden otorgar estímulos cuando se aprecia una mejora en el desempeño y la eficiencia en el puesto de trabajo como consecuencia de la participación en actividades de capacitación. En tal sentido se sugiere utilizar los procedimientos de evaluación del desempeño y también a través de registros meritorios en la Hoja de Vida de (el/la) funcionario (a).

7. ¿Cuál es el procedimiento para que una asociación gremial de la Universidad de Chile pueda realizar un curso con franquicia SENCE?

Al solicitar la inscripción de una capacitación las asociaciones gremiales deberán tener presente el siguiente procedimiento:

a. Seleccionar organismos capacitadores certificados ante SENCE y con experiencia en las áreas a capacitar, evaluando y seleccionando sus propuestas.
b. Definir las Fechas y Horarios de las actividades de capacitación gremial, verificando que los participantes podrán asistir en dichas fechas y horarios. Para ello, es esencial contar con las Cartas de Compromiso, firmadas por las respectivas autoridades.
c. Comunicar al Coordinador/a de Capacitación del Organismo que corresponda la planificación de esta actividad, incluyendo:
Datos de la Actividad

• Nombre del Curso
• Código SENCE
• Horas del Curso
• Fecha de Inicio
• Fecha de Término
• Valor del curso por participante
• Valor del Viático por participante
• Valor del Traslado por participante
• Dirección de Realización
• Días y Horario de Clases
• Nombre y Rut de los Participantes (del Organismo que corresponda)

d. Si hay participantes de más de un organismo universitario, las agrupaciones deberán informar a cada coordinador/a de capacitación las personas que asistirán de su organismo.
e. El/la respectivo/a coordinador/a de capacitación enviará a la Unidad de D.O. y Capacitación, la información mencionada previamente, con lo que se oficializa la participación de las personas en el curso.
f. Los/as coordinadores/as de capacitación, tendrán en su poder copia de la Carta de Compromiso, firmada por el/la participante, por el coordinador/a de capacitación y por la jefatura directa.
En dicha carta el participante se compromete a cumplir con las condiciones establecidas e informadas a SENCE en lo relativo a:

• Fecha de inicio de la actividad.
• Fecha de término de la actividad.
• Horario de la actividad.
• Asistencia superior al 75%
• En caso de fuerza mayor (justificación autorizada por Sence Licencia Médica) informar oportunamente a la Unidad de Capacitación.
• Cumplir con las evaluaciones de la capacitación que le sean solicitadas.

g. Los/as coordinadores/as de capacitación realizarán Cometidos Funcionarios, cuando corresponda, a fin de extender los beneficios del Seguro Laboral a las actividades de capacitación y justificar la ausencia de los funcionarios, cuando las actividades incluyan parte de la jornada laboral.
h. La Unidad de D.O. y Capacitación deberá solicitar la inscripción de los cursos al OTIC con la anticipación requerida por SENCE.

8. ¿Cuántas horas máximas puede durar una jornada diaria de capacitación?

SENCE señala que la duración máxima de una actividad de capacitación no se extenderá más allá de la jornada ordinaria de trabajo. Por ende, esta no podrá extenderse a más horas de las establecidas en el nombramiento.

(Información revisada en el Manual de Franquicia Tributaria para OTIC punto 20. Sobre Aspectos para Considerar Respecto de las Actividades de Capacitación)

9. ¿Se pueden realizar actividades de capacitación los fines de semana o días festivos?

Si. Efectivamente se pueden realizar actividades de capacitación los fines de semanas o días festivos, siempre que se cuente con la anuencia tanto de los/as participantes como de la Universidad. Lo anterior debe ser formalizado mediante un documento (carta de anuencia), firmado por ambas partes, el cual será registrado y resguardado por el OTIC.

(Información revisada en el Manual de Franquicia Tributaria para OTIC punto 20. Sobre Aspectos para Considerar Respecto de las Actividades de Capacitación)

10. ¿A quién se debe presentar la Licencia Médica para justificar una inasistencia?

La licencia médica sólo permite justificar la inasistencia a actividades presenciales, para ello, el/la participante debe hacer llegar una copia de su Licencia Médica a la Unidad de D.O. y Capacitación, de la Dirección de gestión y desarrollo de personas - DGDP, antes de la finalización de la acción de capacitación respectiva.
Si es posible enviarla antes de dicho plazo mucho mejor.
Correo electrónico: desarrollo.organizacional@uchile.cl

De acuerdo a disposiciones de SENCE, las actividades de capacitación e learning o a distancia, no se puede justificar inasistencia o incumplimiento, mediante licencia médica.

11. ¿Qué ocurre si un funcionario no cumple el requisito de asistencia del 75% como mínimo?

En el caso que un/a funcionario/a abandone la actividad de capacitación y que no cumpla el 75% de asistencia solicitado por SENCE, el organismo universitario deberá asumir el costo de dicho curso.
Adicionalmente, la jefatura respectiva podrá registrar una Anotación de Demérito en la Hoja de Vida, previa investigación de los antecedentes que motivaron tal abandono.
Del mismo modo, la persona que deserte de un curso sin una debida justificación quedará inhabilitada para realizar una nueva capacitación por un periodo no inferior a 12 meses.

12. ¿Puede existir copago de los trabajadores por capacitaciones imputadas a SENCE?

No, toda vez que es contrario a derecho el que una empresa permita o determine que los/as trabajadores participantes en las actividades de capacitación costeen los gastos de éstas, dentro del contexto del sistema de capacitación normado por Sence, sea ello en forma total o parcial, sustentado además que será la empresa la que deducirá los gastos de capacitación de impuestos fiscales.

Esta situación se encuentra sancionada de acuerdo a lo indicado en el artículo 73 del Reglamento SENCE.

(Información revisada en el Manual de Franquicia Tributaria para OTIC punto 20. Sobre Aspectos para Considerar Respecto de las Actividades de Capacitación)

13. ¿Por qué los participantes deben firmar una Declaración Jurada en los cursos e learning / a distancia?

Desde el año 2014 SENCE ha pedido que las personas que participan de cursos e learning – a distancia, confirmen su participación a través de una Declaración Jurada.
De esta manera, SENCE tiene el respaldo de que los recursos de capacitación efectivamente han financiado el perfeccionamiento de los/as trabajadores/as.
Para más información se puede revisar la Guía sobre el Uso del Sistema de Autentificación – Sistema de Control E Learning.

14. Si he completado la Declaración Jurada, ¿a quién debo enviarla?

Si usted es funcionario/a, debe enviar por mail la Declaración Jurada a su Coordinador/a de Capacitación a la brevedad. Tiene un plazo máximo de 60 días para hacer llegar este documento.

Si usted es coordinador/a de capacitación, debe enviar las Declaraciones Juradas que tenga en su poder a desarrollo.organizacional@uchile.cl

Las Declaraciones Juradas recibidas por la "Unidad de D.O. y Capacitación" serán enviadas al respectivo OTIC, siempre que sean recepcionadas antes de 60 días, luego de finalizado el curso.

15. ¿Al finalizar un curso los participantes deben responder las encuestas que llegan a su correo?

Sí. Para evaluar la calidad de los cursos ofrecidos, se debe realizar siempre la evaluación que solicite la Unidad de D.O. y Capacitación. Ellas pueden ser al menos de dos tipos.
En primer lugar, al término de cada curso se evaluará su nivel de satisfacción con la actividad realizada.
En segundo lugar, si corresponde, recibirán aproximadamente a los 6 meses una encuesta de seguimiento sobre la utilidad del curso para el puesto de trabajo.
Todo ello es gestionado mediante encuestas que llegan directamente al correo de cada funcionario/a.

16. ¿Un/a funcionario/a académico puede participar en los cursos de Calidad de Vida?

Sí. Todos los cursos que organiza la Unidad de D.O. y Capacitación están a disposición de todos los/as funcionarios/as de la Universidad, ya sean académicos/as o personal de colaboración.
El único requisito es que el/la funcionario/a cuente con nombramiento en calidad de planta o contrata.

17. ¿Un/a funcionario/a con permiso sin goce de sueldo puede inscribirse en un curso de capacitación?

Sí. El año 2015, se realizó esta consulta a la Encargada de Administración de Franquicia Tributaria de SENCE, quien comenta:

“El hecho de que una persona se encuentre ejerciendo su derecho a permiso sin goce de sueldo, no lo hace perder su condición de trabajador. Entendiéndose además que la relación laboral no cambia, por el sólo hecho de ejercer este derecho del trabajador, manteniéndose así el contrato de trabajo intacto. En conclusión, la persona no pierde la calidad de trabajador de la empresa por hacer uso del permiso sin goce de sueldo, tampoco el valor de la remuneración de éste.

Por lo anterior, resulta perfectamente procedente que un trabajador asista a un curso de capacitación durante el uso de un permiso sin goce de remuneración, siempre y cuando asista de forma voluntaria.”

18. ¿Una persona con convenido a honorarios en la Universidad de Chile puede participar de los cursos de capacitación que se financian a través de SENCE?

No. El año 2012 se realiza esta consulta a la Dirección Jurídica de la Universidad, quien expone lo siguiente:

“Sobre el particular, y considerando que en la materia el artículo 2° del Decreto Supremo N°98, de 1988, Reglamento General de la Ley 19.518, que Fija el Nuevo Estatuto de Capacitación y Empleo, señala de manera expresa quiénes son los beneficiarios del Sistema Nacional de Capacitación, en lo que respecta a la franquicia tributaria consagrada en el Estatuto , entre los cuales se encuentran, en lo pertinente, los “trabajadores dependientes”. En el mismo sentido, si se consulta el sitio www.sence.cl, se responde la pregunta “¿Las personas que prestan servicios a honorarios pueden acceder al beneficio de la Franquicia Tributaria?” “No, sólo las personas que poseen contrato con la empresa”

Conforme a los antecedentes señalados, se desprende que SENCE no aceptaría imputar a la franquicia tributaria la capacitación de personal contratado a honorarios, y en ese sentido no se justificaría efectuar la consulta a la Contraloría General de la República.”

19. ¿Una persona con Licencia Médica o Vacaciones (Feriado Legal), puede asistir a cursos de capacitación con SENCE?

No. Si la persona se encuentra con licencia médica, significa que no está en condiciones de trabajar y menos de asistir a una capacitación. Por su parte, el feriado legal (las vacaciones), son un derecho irrenunciable del trabajador, por lo que si se encuentra haciendo uso de este beneficio no puede participar de un curso de capacitación financiado a través de SENCE.

20. ¿Un/a funcionario/a puede tomar un curso SENCE que ofrezca alguna de las Facultades de la Universidad de Chile?

No. No podemos usar el presupuesto SENCE de la Universidad de Chile para financiar cursos de especialización que ofrecen Facultades de la misma Universidad, ya que ambos cuentan con la misma razón social. Es decir, la Universidad de Chile debiera enviarse una orden de compra y facturarse a sí misma, lo cual no cumple los criterios de transparencia en la utilización de los recursos SENCE.

21. Si tengo una Licencia Médica que se inicia en una fecha anterior al inicio del curso, ¿sirve para justificar la inasistencia a la primera clase?

No, ya que deacuerdo a lo expresado en el Manual de Franquicia Tributaria en caso de existir licencia médica, la persona no puede asistir a una actividad de capacitación, por cuanto esa situación constituye una infracción a las normas legales que regulan el reposo médico. Esto también significa que si un participante presenta una Licencia Médica que abarca todo el periodo de capacitación, dicho documento no es útil para justificar inasistencia. Corresponde en dicho caso, que la persona sea eliminada de la inscripción SENCE. Ahora, si la Licencia Médica se inicia exactamente el mismo día que se inicia la capacitación, podrá ser utilizada para justificar la inasistencia, siempre y cuando la sumatoria de la licencia y los días de asistencia, igualen o superen el 75% de asistencia total.

22. Al usar la franquicia SENCE, ¿se puede realizar un adelanto o pago anticipado a un OTEC que lo solicite?

No. Para pagar una Orden de Compra emitida por el OTIC es necesario que el Organismo Capacitador (OTEC) emita el Certificado de Asistencia, que permita acreditar que la asistencia de las personas inscritas en el curso, fue de un porcentaje igual o superior al 75%, que es lo que exige la Ley para financiar un curso a través de la franquicia SENCE.
Dicho Certificado de Asistencia, se obtiene sólo al finalizar un curso.
Siendo así, una vez que ha finalizado un curso el OTEC debe enviar una copia de la Orden de Compra, Certificado de Asistencia Final y Factura, para que pueda ser financiada la actividad por parte del OTIC.
En caso de requerir un pronto pago, luego de entregado dichos documentos, debe hacerlo saber enviando un correo electrónico a desarrollo.organizacional@uchile.cl

23. ¿Se puede pagar Matrícula, aparte del valor de un curso SENCE?

No. La franquicia Tributaria de Capacitación opera en vitud de un valor hora cronológica máximo por participante, cantidad que es establecida anualmente. Ese valor define el monto máximo que se podrá imputar a la franquicia tributaria de capacitación, respecto de las horas cronológicas efectivamente realizadas por el participante en una actividad de capacitación.
De ello se desprende que a través de la franquicia SENCE sólo es posible pagar por las horas cronológicas de capacitación efectivamente recibidas por el participante, no cabiendo el pago de costos adicionales, tales como matrícula.

(Referencia: Resolución Exenta N°10507/2013 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social http://www.sence.cl/601/articles-3125_archivo_01.pdf)

24. ¿Corresponde una asignación a las personas que obtienen un Título Profesional mientras son funcionarios de la Universidad?

Si. De acuerdo a las Disposiciones del Decreto Ley Nº479, de 1974, correspondería incorporar una Asignación Profesional, la cual es regulada de acuerdo a lo siguiente:

Artículo 3º.
Concédese a contar del 1º de mayo de 1974, una asignación profesional, no imponible, a los funcionarios que cumplan jornada completa de 44 horas semanales, dependientes de las entidades enumeradas en los artículos 1º y 2º del Decreto Ley Nº249, de 1973, que tengan un título profesional universitario y que pertenezcan a servicios o instituciones que a la fecha de publicación de este decreto ley tengan jornada completa de cuarenta y cuatro horas semanales.

Para el exclusivo efecto del pago de esta asignación, serán títulos profesionales habilitantes aquellos otorgados por una Universidad o Instituto Profesional del Estado o reconocido por éste, con un programa de estudios de un mínimo de seis semestres académicos y 3.200 horas de clases. El Ministerio de Educación refrendará, en los casos en que proceda, la vigencia del programa y título profesional respectivo, al momento de su otorgamiento.

Esta asignación será equivalente al porcentaje que se indica del sueldo del grado de la Escala Unica que corresponda al cargo que ocupa el funcionario, y se calculará únicamente sobre ese sueldo: grado A al grado 6º, 80%; grados 7º al 12, 70%; grado 13 al 17, 60%, y grado 18 al 23, 25%.

NOTA: Modificaciones incluidas en el texto.
• Los porcentajes establecidos en el inciso segundo, actual inciso tercero, fueron fijados por el D.L. N°1.607, de 1976 (D.O. de 7 de diciembre de 1976).
• El inciso segundo fue incorporado por el artículo 8° de la ley N°19.699. (D.O. de 16 de noviembre del 2000).

25. ¿Corresponde una asignación a los/as funcionarios/as que terminan un curso de capacitación financiado por SENCE?

No. No existe ninguna normativa que respalde dicha asignación.

26. ¿Es posible inscribirse en dos cursos SENCE simultáneamente?

Sería posible inscribir a una persona en dos cursos SENCE que se realizan en el mismo periodo, siempre y cuando ambas actividades no tengan topes de horario.
Ahora, es importante que quien se inscriba en los dos cursos cuente con el tiempo suficiente para sacar el mayor provecho a ambas actividades.

Si los cursos se toparan, aunque fuera en una sola hora, se debe inscribir un curso primero y tomar en fecha posterior la siguiente capacitación.