P01 Reorganización de Organismos Centrales e instalación de capacidades en campus

Objetivos y descripción

Diseñar e implementar un nuevo modelo organizacional y funcional para la Rectoría, Prorrectoría y las cuatro Vicerrectorías e instalar capacidades ejecutivas a nivel de campus, mediante un nuevo modelo organizacional y funcional.

ROC F1. Reorganizar los Organismos Centrales, logrando que el balance centralización-descentralización que caracteriza la gestión de la universidad, permita asegurar, de manera permanente, la calidad de su quehacer académico en docencia, investigación, creación y extensión, como asimismo el uso optimizado de los recursos que den sustentabilidad y proyección a dicho quehacer.

Desarrollar e instalar capacidades de superintendencia a nivel central de la Universidad, mediante un nuevo modelo organizacional para la Rectoría, Prorrectoría y las cuatro Vicerrectorías, según lo listado a continuación.

• Rectoría
• Prorrectoría
• Vicerrectoría Asuntos Económicos y Gestión Institucional
• Vicerrectoría de Asuntos Académicos
• Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo
• Vicerrectoría de Extensión

ROC F2: Diseñar e instalar un modelo organizacional y funcional en campus para la gestión en los ámbitos de la docencia y administración, aprovechando economías de escala y sinergias. Estas funciones serán desarrolladas para los siguientes campus.

• Campus Sur.
• Campus Beauchef.
• Campus Norte.
• Campus Andrés Bello.
• Campus Juan Gómez Millas

Líneas de Acción

LA1: Reforzar el rol de superintendencia de los organismos centrales para fortalecer el balance centralizacion - descentralización que caracteriza la gestión de la Universidad de Chile.

LA2: Crear e instalar capacidades de gestión a nivel de campus con igual propósito
Iniciativas
1) Diseñar y poner en práctica un nuevo modelo organizacional y funcional de los organismos centrales para centrar el accionar en la gestión propiamente institucional, abarcando las dimensiones académica, administrativa y económica central. Como parte del modelo, se plantea transferir actividades académicas que son de competencia de las unidades académicas (por ejemplo programas de postgrado o de investigación) o administrativas que deben realizarse en unidades académicas u organismos especializados (por ejemplo, proyectos de infraestructura, administración de bibliotecas, sistemas de info-comunicaciones locales, plan de salud de los estudiantes, etc).

2) Diseñar e instalar un modelo organizacional y funcional en los campus para la gestión en dimensiones con alto valor agregado para las unidades académicas.

Objetivo General

Reorganizar los Organismos Centrales (ROC), reforzando el rol de superintendencia y fortaleciendo la capacidad ejecutiva en actividades de alto valor agregado institucional, y fortaleciendo la capacidad ejecutiva de las demás actividades a nivel de campus.

Objetivos específicos

• Diagnosticar las Unidades/programas de los Organismos Centrales.
  • Levantamiento de situación actual
    • Estructura, roles, funciones
    • Recursos humanos y financieros
    • Procesos
  • Establecimiento de desfases o brechas:
    • Lo que se hace en relación a lo establecido y lo que no se hace
    • Benchmarking interno y externo para aprovechar mejores prácticas
  • Recomendaciones para agregar, modificar, fusionar, externalizar unidades y transferencia ordenada de dependencias
    • Mejoramiento de los procesos y herramientas tecnológicas asociadas
    • Recursos para cubrir los desfases seleccionados, niveles de autorización
    • Generar clima favorable a los cambios organizacionales

• Rediseñar las Unidades/programas de los Organismos Centrales.
  • Generar una nueva estructura, definiendo roles, funciones y dotación de recursos requeridos
  • Análisis de recomendaciones y selección de alternativas
  • Normas y políticas pertinentes a los nuevos focos de superintendencia
  • Consensuar:
    • Estándares de cumplimiento,
    • Protocolos de flujos de información (pertinencia, cantidad, calidad, oportunidad, medios, etc.)
    • Regular transitoriedad de las desviaciones
  • Aprobaciones de los niveles involucrados en términos:
    • Jerárquicos directos, Senado, Consejo Universitario, Contraloría Interna y
    • Concordar capacidades necesarias en los organismos receptores,

• Implementar los cambios
  • Etapa I Campus Piloto
  • Etapa II Resto campus
• Evaluar Impactos

Metas comprometidas en el Convenio de Desempeño

Año 1
Unidades Diagnosticadas: 58
Unidades Rediseñadas: 53
Unidades Implementadas: 12
Unidades Evaluadas: 0

Año 2
Unidades Diagnosticadas: 6
Unidades Rediseñadas: 11
Unidades Implementadas: 36
Unidades Evaluadas: 26

Año 3
Unidades Diagnosticadas: 0
Unidades Rediseñadas: 0
Unidades Implementadas: 16
Unidades Evaluadas: 38

Recursos comprometidos en el Convenio de Desempeño [1]

Indicadores de gestión del proyecto

Administración del proyecto

• Actualización Mensual Carta Gantt
• Actualización Mensual flujo de caja

Cumplimiento de metas

Control de avance en relación a las metas establecidas en el punto 1.4, de Diagnóstico, Rediseño, Implementación y Evaluación.

Licitaciones

L10 Licitación ROC, solo para aquellos procesos que se requieran.