Centro de Información y Servicios Estudiantiles (CIS): un espacio por y para la comunidad estudiantil

Poner la calidad de vida de los y las estudiantes como eje del trabajo de la DIRBDE orientó la reacción del Centro de Información y Servicios Estudiantiles (CIS), unidad encargada de acompañar la asignación y renovación de becas y beneficios otorgados por el Ministerio de Educación y la Comisión Ingresa, vinculados específicamente con el financiamiento del arancel de carreras y programas de pregrado.

Surgió el primer semestre del 2019, a partir de las necesidades de gestión e información vinculadas a la política de financiamiento para la Educación Superior formalizada ese mismo año, la cual incorporó un nuevo Sistema de Calificación Socioeconómica, así como también la Gratuidad.

Su objetivo es otorgar acompañamiento y atención de calidad profesional, de forma personalizada, coordinada e integral, garantizando el derecho de los y las estudiantes a informarse y resolver problemáticas asociadas al financiamiento estudiantil y sus procesos durante la trayectoria universitaria como; el proceso de suspensión, observación de renovantes, postulación a FUAS, proceso de acreditación socioeconómica, y apoyo en las apelaciones, entre otros.

Para cumplir con lo anterior existe un protocolo de atención con 4 niveles de acción:

• Primer Nivel: La primera fuente de información para los estudiantes es el Bienestar Local a través del Asistente Social de la Facultad, quien está capacitado para proporcionar todo tipo de información sobre beneficios estudiantiles y el funcionamiento de la Universidad.
• Segundo Nivel: La mesa de ayuda DIRBDEes un espacio de comunicación entre la Dirección de Bienestar y Desarrollo Estudiantil, los estudiantes y los Bienestares Locales. Esta plataforma permite a los alumnos enviar mensajes para resolver sus dudas.
• Tercer Nivel: En este nivel se encuentra el espacio de videoconferencia, diseñado para aquellos que necesiten una entrevista para resolver dudas que no han podido ser respondidas por la mesa de ayuda. Esta videoconferencia puede ser solicitada por el propio alumno/a o gestionada por la profesional del CIS, si lo considera pertinente.
• Cuarto Nivel: El último nivel de atención corresponde a la atención presencial, con el fin de realizar un acompañamiento a estudiantes de alta complejidad* y grupos prioritarios**.

*Se entenderá como casos de alta complejidad las situaciones sensibles y que requieran mayor orientación y contención para los alumnos/as respecto a sus beneficios estudiantiles externos independientemente del tema por el que solicitan atención (suspensión, resultados, acreditación, postulación, etc.).

**Se entenderá por grupos prioritarios a las personas que por su situación de vulnerabilidad deben tener prioridad en la asignación de programas y soportes estudiantiles, como:

1. Estudiantes SIPEE/PACE
2. Estudiantes, padres/madres, y trabajadores.
3. Estudiantes en situación de discapacidad
4. Estudiantes pertenecientes a pueblos originarios
5. Estudiantes de región.
6. Estudiantes migrantes.

La metodología de trabajo del CIS incluye la articulación con establecimientos de educación secundaria y con las áreas de educación de algunos municipios, permitiendo intervenciones tempranas que favorezcan el acceso a beneficios de arancel para estudiantes de menores ingresos, promoviendo su ingreso a la educación superior en condiciones de mayor equidad. A través de campañas y charlas, entre otros medios, se entregan herramientas para postular al financiamiento público para la educación técnica, profesional y universitaria, ampliando las oportunidades para seguir una carrera en el nivel terciario de acuerdo a las motivaciones e intereses personales de los diversos perfiles.

Acciones comunicacionales vinculadas a CIS

Para facilitar la coordinación de las diversas instancias institucionales, lograr una comunicación efectiva con los distintos públicos identificados para la acción de la DIRBDE y apoyar la toma de decisiones, el CIS -apoyado por el área de Comunicaciones- ha desarrollado una serie de estrategias entre las cuales se encuentran:

1. Disponibilidad de información para la gestión de beneficios en el Sistema de Gestión DIRBDE (Intranet), permitiendo que las unidades académicas pueden acceder a toda la documentación necesaria para llevar adelante los procesamientos requeridos, asegurar el acompañamiento estudiantil y apoyar la difusión asociada a los procesos de asignación y renovación de beneficios. Periódicamente se publica información vinculada al calendario de Mineduc y a la Comisión Ingresa, lo cual también es alertado vía correo electrónico a las asistentes sociales, DAES, Secretarías de Estudio, entre otras contrapartes.
2. Focalización de correos electrónicos y seguimiento de campañas vinculadas a beneficios públicos hacia postulantes y titulares de becas de arancel. Con el objetivo de optimizar la comunicación hacia el estudiantado, el CIS focaliza los mensajes según tipo de proceso y grupo destinatario, gestionando envíos masivos en base a sus perfiles.
3. Uso de redes sociales de la DIRBDE, a través de las cuales se difunden requisitos de postulación y renovación, calendarios y otros contenidos vinculados con la asignación de beneficios de arancel, de manera clara, oportuna y transversal. Se elaboran campañas complementarias a las difundidas por el Ministerio de Educación o la Comisión Ingresa, ajustando los mensajes a la cultura institucional y buscando llegar de manera más directa al estudiantado.
4. Charlas virtuales: Uno de los desafíos impuestos por la pandemia tuvo relación con el traslado de la atención presencial a un espacio virtual, para mantener el acompañamiento indispensable con el objetivo de disminuir el riesgo de no asignación o pérdida de algún beneficio de arancel externo. De esta manera, se realizan “lives” vía Instagram y charlas a través de plataformas como Zoom, generando nuevas estrategias de acompañamiento que permitieran apoyar los procesos de postulación y renovación de beneficios estudiantiles. Estas instancias constituyeron una oportunidad para resolver dudas concretas de las personas involucradas y fomentaron la comunicación directa entre quienes guían este proceso y el estudiantado. La ventaja de este formato es que las grabaciones han sido puestas a disposición de la comunidad universitaria a través del canal de YouTube de la DIRBDE por el área de Comunicaciones, ampliando el alcance y la disponibilidad de la información.