¿Sabía que se han ahorrado más de 500 horas de trabajo, gracias al envío de Expedientes Digitales?

El reemplazo de las entregas en papel por un envío digital busca disminuir el tiempo que los funcionarios utilizan en la entrega o recibo de un documento físico, ya que la plataforma permite un seguimiento e informa el estado de los archivos enviados -directamente en la bandeja de entrada- sin necesidad de que el o los responsables deban viajar de una oficina a otra al interior de los servicios centrales. 

La funcionalidad que permite el envío de documentos de manera digital, a través de la plataforma de Libro Electrónico, ha aumentado su uso de manera paulatina, llegando- de enero a la fecha- al envío de más de  2000 expedientes digitales, disminuyendo los tipos de despacho y el uso de papel.

Si bien todas las unidades tienen acceso a esta modalidad, los organismos que más utilizan, actualmente, expedientes digitales son el  Consejo  Evaluación con un 45% de sus documentos digitalizados; la Dirección de Gestión Institucional - con un 74%-  la Dirección de Servicios de Tecnología de Información - con un 40%- y la Unidad de Gestión de Información Institucional, con un 45%.

Así, los expedientes digitales de Libro Electrónico ayudan en la inmediatez  y  el ahorro de tiempo requerido para el envío o recepción de documentos en papel, brindando la posibilidad de hacer un seguimiento real e instantáneo del estado en que se encuentran los documentos, contando con información útil al momento de desarrollar un proceso.

En este contexto, La Dirección de Servicios de Tecnologías de la Información (STI) instaló y habilitó, en todas las unidades de la Torre15, impresoras con capacidad de digitalización masiva que contribuyen a potencializar del envío y recibo de documentos a través de Libro Electrónico. Este hito fue posible gracias al apoyo de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional (VAEGI) a través de la Dirección de Gestión Institucional (DGI).

La idea es que, con el tiempo, todas las unidades de los organismos centrales utilicen la plataforma de Libro Electrónico para enviar sus documentos, ya que esta modalidad permite la visualización de la ruta del documento enviado, el acceso a las listas de destinatarios y al historial de entrada y salida de los documentos.

Libro Electrónico de Correspondencia es resultado del trabajo conjunto de la Dirección de Servicios de Tecnologías de Información (STI), Dirección de Servicios e Infraestructura (DSI) y la Dirección de Gestión Institucional (DGI) y forma parte del Plan de Modernización de la Gestión Institucional (PMGI).