¿Sabía que el tiempo de proceso de expedientes se redujo de 18 a 9 días respecto al semestre anterior?

Según el Informe de Gestión de la plataforma Libro Electrónico correspondiente al segundo semestre de 2013, las unidades de los Organismos Centrales demoran, en promedio, 9,7 días desde el acuse de recibo hasta el despacho o archivo del expediente, lo que representa una disminución del 48% respecto al semestre anterior.

Entre las unidades que utilizan el sistema, destaca la Unidad de Control y Gestión Presupuestaria que procesó más de 2 mil expedientes con un tiempo de proceso promedio de 1,4 días, al igual que el Gabinete de Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo que procesó 1.238 documentos con un promedio de tiempo de proceso similar.

El Libro Electrónico de Correspondencia inició operación el año 2011, con el fin de registrar el flujo de todo tipo de documentos. Entre sus ventajas se encuentra registrar la recepción de documentos, realizar búsquedas, gestionar lista de destinatarios, visualizar la ruta seguida y permitir el acceso al historial de entrada y salida de documentos, entre otras.

Sus principales beneficios son contribuir al proceso de modernización de la Universidad, mejorar el registro de toda clase de documentos y enviar de forma digital todos aquellos documentos que no requieran ejemplares físicos para contemplar su tratamiento, potenciando, así, la inmediatez en su despacho.

Actualmente, el sistema es utilizado por 44 unidades y es administrado por la Unidad de Gestión Documental (UGD) de la Dirección de Servicios e Infraestructura (DSI) en un trabajo conjunto con la Dirección de Gestión Institucional (DGI), formando parte del Plan de Modernización de la Gestión Institucional que se enmarca en el Convenio de Desempeño.